2023年度 確認事項 一般取り決め事項

01.常任理事会	●例会後毎月20日前後に開催､原則19:00開会とする｡ ●出席者は､理事長､直前理事長､副理事長､専務理事､常任理事とする｡ ●上程事項が理事会に報告･協議･審議･依頼のいずれで上程されるかを常任理事会議において調整する｡ ●事務局長が同席し､議事録を取る｡議事録は音声データのみとする｡ ●次回理事会審議上程議案については担当する理事または議案作成者が、該当する議案上程時にオブザーブ参加すること。 ●その他専務理事が認める者はオブザーブ参加が可能とする｡
02.理事会運営事項	●毎月､月初の開催とし､原則19:00開会､原則2時間30分､ペーパーレス会議とする｡ ●運営の詳細については別紙 (参考資料)(参考資料・部分審議について)(参考資料・動議について)
03.財政規則審査会議	●常任理事会終了後5日〜10日以内に開催とする｡ ●財政規則審査会議は､常任理事会の指摘をもとに､事前に上程された議案を確認する｡ ●財政規則審査会議にて確認する議案は次回理事会審議上程議案、および審議上程クールの前月に協議上程される議案とする。 ●次回理事会にて審議上程される報告議案の審査会議には監事も出席する｡ ●財政規則審査会議の議長は��山議長が行うものとする ●運営の詳細については別紙(参考資料)(参考資料2)（参考資料3）
04.監事会	●理事会開催4日前までに開催とする｡ ●出席者は監事2名と専務理事、担当委員長､担当常任理事､財政規則審査会議議長が出席のもと監査する｡
05.災害対策会議	●災害等により会議の必要性がある場合は､財政規則審査会議議長が議長となりメンバーを招集する｡なお､招集されるメンバーは内容によって異なる場合がある｡
06.例会	●受付は室外で行う｡ ●理事長挨拶時および監事講評中の入退室は禁止とする｡ ●開会･閉会宣言は､副理事長が行う｡ ●メインアワー謝辞は原則として､副理事長が行う｡
07.議案上程方法	●議案上程については別紙｡(参考資料)
08.委員長､運営幹事､次長	●各委員会に副委員長2名､運営幹事1名ずつ置く｡
09.慶弔	●弔問の場合､専務理事が対応基準を決定し､組織グループ担当常任理事または総務委員長にて出欠の取りまとめを行う｡(参考資料)
10.コピー費	●節約を心がけ､印刷費削減に努める｡
11.通信費	●事務局の電話から携帯電話への通話を原則禁止する｡
12.会費	●会員の会費については担当常任理事と担当理事が責任を持って入金させること｡ ●会費未納者が途中退会した場合も当該年度の会費は全額納入しなければならないことを会員に認識させること｡ ※定款9条の通り
13.委員会報告書	●委員会開催月の次回常任理事会までに各委員長から担当常任理事の確認の上､総務委員会に提出する｡
14.職務分掌	●定款第26条2項の｢副理事長の順位｣は高畑副理事長･浅野副理事長の順とする｡ ●2023年度職務分掌(資料1 資料2)
15.広報発信	●事前告知や実施報告など､発信するデータはJCPR委員会が準備する｡(2023年度職務分掌参照)
16.事務局員の業務	●委員会等(出向者､部会､同好会等を含む)の事務作業については､安易に事務局員に委託しないこと｡不明な点は専務理事に相談の上で委託すること｡
17.その他	その他2023年度に関する取り決め、ルールについては下記の資料の通りとする。 2023年度統一ルール

予算･決算事項

支払い業務の円滑並びに予算の適正執行のために､予算･決算の方法は次の通りとする｡

1. 予算(案)の作成

�@ 年度予算:各委員会で年度事業の内容を十分に検討し､所定の用紙で提出すること｡(担当常任理事のとりまとめによりグループごとに提出)

�A 事業予算:各委員会は事業実施に要する経費については､見積書や過去の実績など必要な情報を十分に収集し､検討のうえ予算書を作成すること｡特に予算書に記載のない事項については支出が認められないので注意すること｡

2. 理事会協議および審議

�@ 担当委員会は十分な検討のうえ作成した予算書を添付した議案書を理事会報告上程段階から準備すること｡

�A 理事会協議後に最終的な修正を加えた予算書を添付した議案書を理事会に審議事項として上程すること｡理事会上程は常任理事会での協議を終えた議案のみとする｡

3. 事業準備実行

�@ 準備実行段階で支払いの発生するもの(仮払い項目)は予算書中に明記し､理事会で審議を受けるものとする｡

�A 登録費を徴収したものは､青年会議所の領収書を発行すること｡徴収後は明細書をつけて速やかに事務局(経理担当事務局員)に入金すること｡

�B 登録費ではなく預かり金を徴収する場合は､預かり金の支払い先の領収書を渡し､青年会議所の領収書は発行してはならない｡

�C 外部団体､企業などからの協賛金を得た場合､領収書の発行および入金業務はすべて専務理事が行い､担当理事は行わないこと｡また､別口座を作成して振込み入金させる方法は禁止する｡

�D 予定外の入出金が発生した場合､そのつど担当常任理事へ報告し､報告をうけた担当常任理事は速やかに専務理事に連絡すること｡

4. 決算報告書の作成と上程

�@ 事業終了後速やかに事業報告書および決算書を作成し､常任理事会の協議後､理事会の前に開催される監事会で必要帳票をすべてそろえた状態で監査を受け､監事､専務理事の捺印を必要とする｡

�A 常任理事会の協議､監事会の承認後､理事会に上程する｡

�B 余剰金が発生した場合､本会計へ繰り入れるものとする｡

5. 支払いの実行

�@ 支払いは原則として､支払伺書の提出を受けて事務局にて行う｡

�A 事業前あるいは事業実施段階での支払いが必要な場合は事前に理事会での承認を得るものとする｡