全国大会5周年記念式典・祝賀会事業中止報告並びに収支決算（案）承認の件

審議

●	ファイル名	：	501-03-F
●	事業名	：	全国大会5周年記念式典・祝賀会事業
●	職務分掌	：	501-03
●	グループ名	：	組織グループ			●	：	会議体・委員会・局名	：	事務局
●	担当副理事長・専務理事			：	山�ｱ　隆太郎	●	：	議長・委員長・局長名	：	守永　将雄
●	担当常任理事			：	柿塚　健太郎	●	：	文書作成者役職・氏名	：	事務局次長　黒木　俊輔
●	議案上程日			：	2023年9月2日	●	：	確認日	：	2023年9月1日

事業要項（報告）

1.目指す社会・組織の姿

2018年全国大会と同様におもてなしをメンバー全員で取り組んでいくことで、アカデミーメンバーが多くなってきている宮崎青年会議所の組織が成長する姿

2.実施に至る背景

2018年全国大会と同様におもてなしをメンバー全員で取り組んでいくことで、アカデミーメンバーが多くなってきている宮崎青年会議所の組織が成長する姿

3.目的

(対内)

全国大会を知らないメンバーには知っていただく機会とし、知っているメンバーには思い出してもらう場とし、全員で協力する重要性を知ることを目的としました。

(対外)

2018年全国大会を思い出していただき、宮崎の歩みを知っていただくことを目的としました。

4.連携した外部／内部

パートナー種別

宮崎JCシニアクラブ

公益社団法人　日本青年会議所

公益社団法人　日本青年会議所九州地区宮崎ブロック協議会

県内8LOM

関係諸団体

5.NEXT5

1

誰も取り残されない地域の実現

1-6

誰も取り残されない地域の実現

1-8

JCブランドの確立と認知度向上

2

労働生産性を向上させる地域の連携

2-8

企業･学校・団体との連携

6.実施日と実施前後の

スケジュール（結果）

■実施日

2023年8月9日（水）

シーガイアコンベンションセンター

2023年8月10日(木)

シーガイアフェニックスカントリークラブ

両日とも台風のため中止となりました。

2023年8月4日、5日に中止の連絡を参加者全員にいれました。

■実施前後のスケジュール

11月		場所選定
12月		場所、日程の確定
1月		第1回招待者の選定開始
2月		AVC打合せ
2月	シニア総会	シニアクラブ予算の決定
3月		内容打合せ
4月		案内文作成開始
4月		AVC打合せ
5月		招待者の確定
5月		記念品選定
5月8日		理事会にて案内文審議
5月16日		印刷会社へ案内文の入稿
5月20日		案内文発送確認
5月22日		案内文発送
5月末		AVC打合せ
6月		会場打合せ
6月12日		案内文2次発送の入稿
6月14日		案内文2次発送確認、発送
6月22日		シニアクラブ案内文入稿
6月24日		シニアクラブ案内文確認
6月29日		シニアクラブ案内文発送
6月、7月		順次とりまとめ
7月		出店者打合せ(霧島、雲海、餃子協会、焼肉ﾌｧｸﾄﾘｰ)
7月		各担当委員会打合せ
7月24日		各発注物最終確認、発注
7月26日		参加者用案内文入稿
7月26日		各担当委員会打合せ
7月27日		参加者用案内文送付
8月2日	中央公民館	リハーサル
8月4日5日		中止決定、参加予定者、関係各所への電話連絡

7.実施場所（結果）

事務局にて中止連絡対応

8.事業内容　(結果報告)

8月4日に台風6号の影響を鑑みて事業が中止となりました。

すでに参加予定の方々には各個人に電話にて中止のご報告を行いました。

一部直通での通達ができなかった方に関しては所属LOMの事務局へ連絡し、連絡をいれていただく対応を行いました。

対応に関して、顧問の3名には電話連絡を行った後に文書を作成しメールにて文書を送付しました。

記念品の取り扱いについて

発注済商品

地鶏せんべい　　200箱

ゴボチ　　　　　　　186袋

コースター　　　　200枚

記念袋　　　　　　300枚

地鶏せんべい、ゴボチ、記念品袋については家族晩餐会にて、景品として配布していただきます。

コースターについては動画案内文を送る際に、参加予定となっていた方へ封筒に案内文と同封して送ります。

《参考資料》	中止案内文(宮崎県知事)
《参考資料》	中止案内文(宮崎市長)
《参考資料》	中止案内文(米良会頭)
《参考資料》	送付者一覧
《参考資料》	中止電話連絡用スクリプト
《参考資料》	中止前後の流れ
《参考資料》	購入記念品
《参考資料》	パンフレット(表)(裏)
《参考資料》	名刺サイズ案内

【担当常任所見】

全国大会5周年記念式典・祝賀会として予定者段階より準備して参りましたが、開催当日に宮崎を台風8号が直撃する予報となり、事前に中止という判断を下すこととなりました。準備段階においては、事業を統括して担当する事務局と各会議体・委員会の担いにおいて、情報や指示の伝達ができていない、進捗が不透明という点が多々あり、事前に全体連絡会議というかたちでスケジューリングしておくべきだったと感じております。また、本事業は全国大会宮崎大会に携わったシニアの先輩を交えた事業である分、その調整に苦慮するところが多々あり、担当常任としてハンドリングできていなかった点もあったと反省しております。本事業のように式典や大規模大会事業を行う際は、LOM全体、シニアも巻き込んだ連絡調整組織図を予定者段階よりスケジューリングすると同時に、担当委員会、担当常任理事は統括として全体の把握、指示体系を確立させて組織を動かす必要を今一度感じました。式典・祝賀会としては中止となったものの、今回の知見は今後大規模大会をLOMとして担う際に活かしていけるものと確信しております。準備段階よりご協力いただいた関係各所、LOMメンバーには感謝申しあげます。

9.成果目標

KPI

1) (対内)おもてなしする重要性を実感できたというメンバーが80%以上

2) (対内)メンバーの参加率が90%以上

3) (対外)2018年全国大会を思い出すことができたという回答が90%以上

4) (対外)宮崎メンバーのおもてなしを実感できたという回答が80%以上

10.成果目標の検証結果

事業が中止となったため検証できませんでした。

11.対象者及び参加員数　　　(結果)

(対内)

宮崎青年会議所メンバー

(対外)

一般社団法人宮崎青年会議所　顧問

宮崎県知事、宮崎市長、宮崎商工会議所　会頭　兼　宮崎県観光協会　会長

2023年度　公益社団法人日本青年会議所　役員一同

2023年度　公益社団法人日本青年会議所　全国大会運営会議　メンバー一同

2023年度　公益社団法人日本青年会議所九州地区宮崎ブロック協議会　役員一同

2023年度　宮崎ブロック内　各地理事長

公益社団法人日本青年会議所　歴代会頭

2018年度　公益社団法人日本青年会議所　役員一同

2018年度　公益社団法人日本青年会議所　全国大会運営会議　メンバー一同

2018年度　宮崎ブロック内　各地理事長

2018年度　公益社団法人日本青年会議所九州地区宮崎ブロック協議会　役員一同

2018年度　JCI　APDC

2023年度　一般社団法人橿原青年会議所　役員一同

2018年度　一般社団法人橿原青年会議所　役員一同

2023年度　一般社団法人富山青年会議所　役員一同

2016年度　公益社団法人日本青年会議所　地域グループ　役員一同

2015年度　公益社団法人日本青年会議所　全国大会運営会議　メンバー一同

2016年度　公益社団法人日本青年会議所　全国大会運営会議　メンバー一同

2017年度　公益社団法人日本青年会議所　全国大会運営会議　メンバー一同

2017年度　公益社団法人埼玉中央青年会議所　理事長

2017年度　公益社団法人日本青年会議所　地域グループ　役員一同

宮崎JCシニアクラブ　役員一同

宮崎ブロック各地シニアクラブ　会長

12.広報戦略

01

案内文、案内状の送付

02

各自招待者への電話連絡

03

LINEを活用しての周知

13.次年度への提言

(運営面)

･各委員会での役割分担について、うまく準備が進行していないところがあった。

・実行委員会として組織図をつくり職務分掌を整備し、全体会議を設ける必要があります。

・準備段階からシニアの先輩、実行委員長を交え念書の早い段階で案内文を送る必要があります。

･人財グループ(会場内担当)について、外部担当者の方は書類を持ち込んでからの話し合い開始となるので、審議を事前に受けて早く話し合いができる状態にする必要があります。

・未来グループ(空港送迎担当)について直前まで配車の割り振り調整など行っておりました。まず担当者へ引き継ぐ前に要アテンドリストを作成した上での引継ぎが必要となります。

・革新グループ(会場設営担当)について、製作物が想定を超える手間のかかるものでした。立案後に試作品を作るなど行う必要があります。

・発信グループ(撮影担当)について、大規模事業は準備段階から撮影を依頼する必要があります。その後の参考にもなります。

・組織グループ(受付担当)について、時間に余裕を持って準備することで、直前には確認と不足物の準備とする必要があります。

・外部団体との連携について、シニアなど多方面に関わる人が多い事業でした。今回のような事業について、まずは現役メンバーで構築するのが前提となりますので、各方面に確認しながらよりも、作ったものを確認していただくように構築する方がいいと思います。

・会場と外部との連携について、問題点をリスト化することで、時間に余裕をもって解決するようにする必要があります。

・案内文の送付について、全体とりまとめとカテゴー別のとりまとめ表を連動させる必要があります。確認作業の効率化とリスト編集の効率化を行う必要があります。

・参加人数の調整について、外部の詳細な確認も大事ですが、内部で調整できる人数を確認することで、見込みから多少のずれも調整できるようになります。またとりまとめの期限をしっかりとし、細目に周知を行う必要があります。

・広報戦略について、招待者など外部に目がいき、現役への周知不足が起きていました。まずは現役メンバーに周知することで、全員で取り組んでいく組織作りが必要となります。

(予算面)

事業全体の予算が想定を大きく超えた。

会場選定の段階から予算を考慮した事業計画を策定するべきです。

14.前回の上程より、

ブラッシュアップした点

15.		予算総額	\2,474,244	事業報告収支決算書へ
16.審議対象資料				17.参考資料
1)	事業報告収支決算書へ			1)	サマリー　年間事業フレーム
2)				2)	次年度への引継事項
3)				3)	中止案内文(宮崎県知事)
				4}	中止案内文(宮崎市長)
				5)	中止案内文(米良会頭)
				6)	送付者一覧
				7)	中止電話連絡用スクリプト
				8)	中止前後の流れ
				9)	購入記念品
				10)	パンフレット(表)
				11)	パンフレット(裏)
				12)	名刺サイズ案内
				13）	案内文
				14）	出欠返信ハガキ（表）
				15）	出欠返信ハガキ（裏）
				16）	参加者用案内文
				17）	参加者用案内文（表）
				18)	御礼状
				19)	LINE公式掲載申込用紙
				20)	講師選定理由書
				21)	講師等依頼承諾書
				22)	特産品コーナー案内文
				23)	横断幕
				24）	動画絵コンテ

前回までの流れ（意見と対応）

●

第09回常任理事会

●

開催日

2023年

08月

22日

(火曜日)

協議

意見1:	中止判断はどのタイミングは何を基準にしたのか記入してください。
対応1:	中止前後の流れとして参考資料にて作成し、添付しました。
意見2:	議案上の中止案内文リンクが飛びません。
対応2:	修正しました。
意見3:	費用の発生している製作物に関して、全て参考資料に入れてください。
対応3:	参考資料に添付しました。
意見4:	引継ぎに関して、準備段階から記載をしてください。今後の参考にいたします。
対応4:	記載しました。
意見5:	中止までの流れを記載してください。
対応5:	中止前後の流れとして資料作成して、添付しました。
意見6:	招待者一覧を添付しました。
対応6:	添付しました。
意見7:	誤字を修正してください。
対応7:	修正しました。
意見8:	請求書に印なしのものがあります。
対応8:	修正しました。
意見9:	広報戦略についての引継ぎも記載してください。
対応9:	記載しました。

●

第09回財政規則審査会議

●

開催日

2023年

08月

28日

(月曜日)

審査

意見1:	決算書の差異発生理由を書き換えてください。誤解を招く表現となっております。
対応1:	修正しました。
意見2:	目的の結果について、語尾を過去形としてください。
対応2:	修正しました。
意見3:	常任所見を記入してください。
対応3:	記入しました。

●

第00回監事会

●

開催日

2023年

00月

00日

(曜日)

審査

意見1:	議案名を正してください。
対応1:	編集しました。
意見2:	記念品の流用についても記述してください。
対応2:	対応を記入しました。
意見3:	パンフレットも印刷前の最新を添付してください。
対応3:	最新のものを添付しました。

●

第09回理事会

●

開催日

2023年

09月

05日

(火曜日)

審議

意見1:

対応1:

●議案上程スケジュール

	事業計画 ･ 予算					事業報告 ･ 決算
	回数	諸会議名	開催日時	議事		回数	諸会議名	開催日時	議事
	第03回	常任理事会	2023年02月21日	報告		第09回	常任理事会	2023年08月22日	協議
	第03回	理事会	2023年03月07日	報告		第09回	財政規則 審査会議	2023年08月28日	審査
	第04回	常任理事会	2023年03月23日	協議		第00回	監事会	2023年00月00日	審査
	第04回	理事会	2023年04月05日	協議	●	第09回	理事会	2023年09月05日	審議
	第05回	常任理事会	2023年04月20日	協議
	第05回	財政規則 審査会議	2023年04月25日	審査
	第05回	理事会	2023年05月08日	協議
	第06回	常任理事会	2023年05月22日	協議
	第06回	財政規則 審査会議	2023年05月29日	審査
	第06回	理事会	2023年06月06日	審議
※議案上程スケジュールは、年間事業フレームに沿って的確な時期に上程を行う