8月例会メインアワー事業報告並びに収支決算（案）承認の件

審議

●	ファイル名	：	402-03-F
●	事業名	：	8月例会メインアワー中間懇親会
●	職務分掌	：	402-02
●	グループ名	：	発信グループ			●	：	会議体・委員会・局名	：	JCPR委員会
●	担当副理事長・専務理事			：	浅野　龍昇	●	：	議長・委員長・局長名	：	藤元　克希
●	担当常任理事			：	遠山　貴一	●	：	文書作成者役職・氏名	：	副委員長　桑原　啓輔
●	議案上程日			：	2023年09月29日	●	：	確認日	：	2023年09月29日

事業要項（報告）

1.目指す社会・組織の姿

JCI宮崎が地域や宮崎JCシニアクラブの先輩方とともに明るい豊かな社会づくりを行う組織になることを目指します。

2.実施に至る背景

コロナ禍により、2019年度以降飲食を伴う中間懇親会を実施できておりません。コロナ禍が緩和された今、改めて来賓の方々や先輩方と密をとることでJCI宮崎が地域に必要な組織として認知される必要があります。

3.目的

来賓の方々や宮崎JCシニアクラブの先輩方に現役メンバーの活動報告や新入会員を紹介することを通じて、JCI宮崎の活動にご理解をいただき、今後も多方面から協力を得られるより良い組織に成長することを目的とします。

4.連携した外部／内部

パートナー種別

宮崎市

宮崎商工会議所

宮崎ＪＣシニアクラブ

5.NEXT5

1

誰も取り残されない地域の実現

1-8

JCブランドの確立と認知度の向上

2

労働生産性を向上させる地域の実現

2-5

ビジネスマッチング

6.実施日と実施前後の

スケジュール（結果）

■実施日

2023年08月23日（水）

■実施前後のスケジュール

いつ	どこで	何を
4月中旬		タイムスケジュール作成
6月中旬		宮崎JCシニアクラブ担当打合せ
6月中旬	MRTmicc	会場打ち合わせ
7月上旬		顧問、宮崎JCシニアクラブ案内状送付
7月上旬		現役メンバー取りまとめ
7月下旬		シニアメンバー電話連絡
7月下旬	MRTmicc	会場打ち合わせ
8月上旬		席次表作成
8月中旬		委員会リハーサル
8月中旬	MRTmicc	全体リハーサル
9月中旬		御礼状差出 ≪参考資料≫　市長御例文 ≪参考資料≫　宮崎商工会議所会頭御例文

7.実施場所（結果）

MRT micc 2F ダイヤモンドホール

8.事業内容　(結果報告)

■具体的手法

(1) 次第

1．式次第の通りに進行しました。

※乾杯の挨拶の選定に関してはシニア参加者の中で最年長者の徳永定俊先輩にお願いしました。

≪参考資料≫　式次第

≪参考資料≫　パワーポイント

(2)実施した内容

1．オープニングパフォーマンス

太鼓同好会による太鼓演武を行いました。

2．コンセプトムービー、理事長所信

2023年度の理事長紹介動画を上映し、その後理事長挨拶を行っていただきました。

≪参考資料≫　紹介動画

3．顧問挨拶

ご列席いただいた2名の顧問、清山知憲市長と米良充典会頭にご挨拶をいただきました。

≪参考資料≫　市長案内文

≪参考資料≫　会頭案内文

4．宮崎JCシニアクラブ会長挨拶

宮崎JCシニアクラブ会長の廣川拓也先輩にご挨拶をいただきました。

5．定款改正のお知らせ

浅野副理事長より定款改正の内容をご説明いただきました。

6．乾杯

乾杯の御発声を宮崎JCシニアクラブ昭和12年お生まれの徳永定俊先輩にしていただきました。

7．宮崎JCシニアクラブ会員紹介

山崎専務よりご列席いただいた宮崎JCシニアクラブの先輩方をご紹介していただきました。現役メンバーは会場の壁際に起立をして先輩1人1人に拍手を行いました。

8．2023年度上半期活動報告

2023年度理事により上半期の活動を行いました。事業風景をパワーポイントに上映しながら1分半程の発表をローテーションして行いました。

≪参考資料≫　発表動線

9．2023年度新入会員紹介

椎葉委員長により2023年度新入会員の名前を読み上げていただき1人ずつ登壇していってもらいました。全員の名前が呼ばれ登壇、整列が終わった後2023年度新入会員を代表して小園敏輝君にご挨拶をしていただきました。

≪参考資料≫　発表動線

10．2024年度理事役員紹介

野村専務理事予定者により2024年度理事役員の名前を読み上げていただき1人ずつ登壇していってもらいました。登壇の際は河野理事長予定者と握手を交わし整列してもらいました。

≪参考資料≫　発表動線

11．2024年度理事長予定者紹介

2024年度理事役員紹介により登壇、整列が終わった後河野理事長予定者に挨拶を行っていただきました。

12．若い我ら斉唱

シニアと現役関係なく会場の壁際で大きな円になっていただき皆で肩を組みながら若い我らを斉唱いたしました。途中ウェーブを起こしたりしながら会場が一体になるよう努めました。

13．一丁締め

若い我ら斉唱が終わってそのまま円になっている隊形で植松趙前理事長より一丁締めを行っていただきました。

14．写真撮影

一丁締めが終わった後前方のステージに整列していただき全体の写真撮影を行いました。椅子をステージの上と下に一列ずつ配置しシニアの先輩方を前列、現役メンバーを後列のほうに固めて陣形を組みました。

■実施組織体系

役職	氏名	担当
委員長	藤元　克希	事業総括
副委員長	井本　めぐみ	司会
運営幹事	岩切　佑伊	司会
委員	後藤　健太	ステージ担当
委員	日高　竜郎	写真撮影担当
委員	油谷　航平	音響、映像担当
委員	田中　直哉	ステージ担当

（1） 事業における良かった点

・シニアテーブルの約半数を現役メンバーで固めた分先輩方の食事の配膳や飲み物の交換などがとても行き届いていました。

・受付に入会歴の長いメンバーに立っていただき顔と名前を一致させアテンドメンバーに繋げるという部分がスムーズに行えていて受付から着座までの混雑が少なかったです。

・太鼓演奏の有無があったのですがやったことによって宮崎青年会議所らしく清々しいスタートが切れました。

（2） 事業における反省点

・前準備の初動が遅れ前日の遅くまでかかってしまい不安などが残りながらの当日を迎えました。

・リハーサルは当日のみだったので入り時間がとても早くなってしまいました。項目ごとで別日にリハーサルを行うなどして当日は全体の通しリハのみにしておけばよかったと思う。

・当日急遽出席や当日急遽欠席などがあり少しバタついてしまった。席次表や席札など変更に対応できるよう準備して会場入りする必要があった。

・始まってしまえば各メンバーの現場力でどうにかなるため担当委員会は当日までの準備に全神経を集中すべきだと感じた。

・太鼓が終始会場内に置きっぱなしになり動線などが狭くなっていたので太鼓の動きも考えつつの会場選定を行うべきだったと感じました。

・席札の名前間違えがあったので先輩方の名前などは徹底的にチェックを行う必要がありました。

・2023年度活動報告の際先輩方がほとんど発表を聞かれていなかったので事前告知や始まる前に注目させるアクションを起こせば良かったと感じました。

9.成果目標

KPI

1) シニアメンバー参加人数70名以上

2) 現役メンバーの参加100％

3) 新入会員の参加100％

10.成果目標の検証結果

1) シニアメンバー参加人数70名以上

・シニアメンバー参加者　60名

2) 現役メンバーの参加100％

・現役メンバー参加者　77名　（65％）

3) 新入会員参加人数 100％　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

・新入会員参加者 22名 （55％）

11.対象者及び参加員数　　　(結果)

(対内)

宮崎青年会議所メンバー　118名中77名

とりまとめ表

新入会員　40名中22名

とりまとめ表

(対外)

一般社団法人宮崎青年会議所　顧問

宮崎市長

宮崎商工会議所会頭

2名

宮崎JCシニアクラブ

出席者　60　名

出席者リスト

12.広報戦略

01

SNSによる事前周知

02

例会での委員会登壇による周知

03

委員会訪問による周知

13.次年度への提言

【運動面】

�@参加推進について

新入会員の紹介も入るので拡大の委員会と密に連携して新入会員参加者をしっかりと募る必要があります。次年度役員などと比べて参加意識が足りていない場合があるので中間懇親会の必要性をきちんと訴える必要があります。

�Aシニア取りまとめについて

シニアへの案内の提出期限は1か月前くらいに設定した方が良いです。FAX返信ということもあるのか半数も帰って来なかったため、取りまとめの電話がとても大変でした。電話の際はシニア担当の委員会に手伝ってもらわないと大変です。その際に留守番電話や後日かけなおさないといけない先輩もいたので最後までしっかりと取りまとめが必要になります。

【運営面】

�@ 会場選定について

発表スタイルによって会場はしっかりと確認が必要です。パワポを映しながら壇上で話すスタイルはダイヤモンドホールではあまりマッチしないので確認が必要です。

�A スケジュール作成について

発表を連続でし過ぎたせいか先輩方の疲れが見られました。長すぎる歓談もあまり良いとは思いませんが、短い歓談を何回か入れて先輩方を疲れさせない工夫も必要です。

�Bイレギュラーについて

急な参加者が何名かいました。席札を作成するなら、すぐ手書きができるよう白紙で何枚か準備しておくと良いです。時間の余裕があれば印刷をした席札のほうが良いですが、時間がない場合は先輩に手書きでよいかの確認を先にとったほうが良いです。

�B 事前準備について

事前の準備は審議通過直後にでも開始したほうが良いです。直前まで貯めているとあまりの量に余裕がなくなり見落としが生まれてしまうので準備計画を立てておくといいです。

�C 先輩方について

先輩方は意外と飯を食べません。豊富な種類のお酒があった方が喜ぶと感じました。

�D 名刺交換について

新入会員の名刺交換があまり行われていなかったので拡大委員会や紹介者のメンバーが新入会委員をアテンドし名刺交換するよう事前に促しておく必要があります。

【担当委員長所見】

JCPR委員会初の担当事業ということもあり少し不安を抱きながらのスタートとなりました。しかしながら毎年恒例の事業ということもあり過去議案が豊富でしたり経験者も多くたくさんのアドバイスをいただきながら進めることができました。

一番苦労したところはシニアの出欠確認でした。期限内に返信いただけた方が半数もおらず、残り半数以上を電話連絡にて確認いたしました。300件近い数でしたが担当委員会メンバーやシニア担当の国際コネクト委員会と協力し合いやり切れたことはとても達成感があります。

反省点としては備品準備が前日ぎりぎりまでかかってしまったところです。備品リストや備品準備計画をしっかり作成し早い段階での動き出しができていればよかったと強く感じます。

また毎年恒例の事業ということもあり、型にはめ込んだ内容になってしまったので思い切ってスタイルを変たりその年のカラーを取り入れるなどもっと工夫していれば恒例になっている事業に新たな可能性が見えていたかもしれません。そういった点ではかなり心残りな印象があります。

しかし恒例だからこそ始まってみれば経験者や役員の方々が率先して動いていただき大きなミスやトラブルもなく終えることができたことはとても感謝しています。

次年度以降には型にとらわれることなく、どんな設えのスタイルになろうともシニアの先輩方へのおもてなしは忘れることのないそんな中間懇親会を構築していただきたいと感じました。

【担当常任所見】

中間懇親会後シニアに意見を聞いてみました。

�@乾杯までが短い方がいい。

�A早めに次年度の発表をして欲しい。これを見にきているから。

�B委員会発表は正直聞いていなかった。理事長挨拶に組み込む案もあり。

以上の点を踏まえシナリオを構築する必要があると感じました。

基本的には毎年やる事は一緒なのですが、運営上はもう少し削ぎ落とせるかと感じました。

委員会発表に関してはお酒が入ると誰も聞いてないので、理事のモチベーションを落とさない為にも無くしてもいいかと強く思いました。

14.前回の上程より、

ブラッシュアップした点

�@次年度引継ぎ事項を追加しました。

�A常任所見、委員長所見を追加しました。

（上記の表以外に補足的な説明があれば、簡潔に記載）

15.	予算総額 (事業全体予算総額)	￥344,300 ￥1,087,350	事業報告収支決算書へ (会場使用料・懇親会費)
16.審議対象資料			17.参考資料
1)	事業報告収支決算書		1)	サマリー　年間事業フレーム
			2)	事業計画書
			3)	式次第
			4}	パワーポイント
			5)	紹介動画
			6)	市長案内文
			7)	会頭案内文
			8)	発表動線　2023年度上半期活動報告
			9}	発表動線　2023年度新入会員紹介
			10)	発表動線　2024年度理事役員紹介
			11)	とりまとめ表　現役
			12)	とりまとめ表　新入会員
			13)	出席者リスト　シニア
			14）	次年度引継ぎ事項
			15）	市長御例文
			16）	宮崎商工会議所会頭御例文

前回までの流れ（意見と対応）

●

第10回常任理事会

●

開催日

2023年

09月

20日

(水曜日)

審議

意見1:	名刺を配る新入会員が少なかったとシニアからお声をもらいましたので、名刺交換することを引継ぎに記載してください。
対応1:	記載いたしました。
意見2:	決算書に請求書の添付がありませんので、至急添付してください。
対応2:	添付いたしました。
意見3:	会場費で出ている差額11,000円分につき、差異発生理由書に記載してください
対応3:	記載いたしました。
意見4:	収支決算書の会場設営費と決算明細書の会場設営費が異なっていますので、修正してください。
対応4:	修正いたしました。
意見5:	「次年度へ決算議案の必要フォーマットの引き継ぎ事項」が添付されていませんので、作成のうえ、添付してください。
対応5:	添付いたしました。
意見6:	先に歓談があって、次年度の発表がありました。シニアからはこの順序を逆にした方がいいと言われました。歓談との間に帰った方がいらっしゃいます。
対応6:	引継ぎ事項に記載いたしました。
意見7:	委員会報告について、毎回ざわついている中で行っているので、前にするなど工夫が必要かと思います。お酒の後だと聞いている方が少ないと思います。
対応7:	引継ぎ事項に記載いたします。
意見8:	理事長挨拶前に１分間くらいの活動報告動画を作成して、理事長が話すという風にするのもいいかと思います。
対応8:	引継ぎ事項に記載いたします。
意見9:	席次について、シニアと現役を半々としましたが、各テーブルの委員長からヒアリングして、引継ぎを行うのがいいと思います。
対応9:	引継ぎ事項に記載いたします。
意見10:	担当常任は席次に割り振らなくていいと思います。座る余裕がないため、空席になっていました。
対応10:	引継ぎ事項に記載いたします。
意見11:	収支決算書の差異について、体裁を整えてください。
対応11:	修正いたしました。

●

第10回財政規則審査会議

●

開催日

2023年

09月

27日

(水曜日)

審査

意見1:	植松直前理事長表記を正してください。
対応1:	修正いたしました。
意見2:	フォントサイズが12なので10にしてください。
対応2:	修正いたしました。
意見3:	�D先輩方についての日本語を正してください。
対応3:	修正しました。

●

第10回監事会

●

開催日

2023年

00月

00日

(曜日)

審査

意見1:	次年度への引継ぎを言い切る語尾に訂正してください。
対応1:	訂正いたしました。
意見2:	委員会報告のスタイルを検討するよう引継ぎに加えてください。
対応2:	訂正いたしました。
意見3:	太鼓メンバーの役割のあり方を引継ぎ事項に記載してください。
対応3:	記載いたしました。
意見4:	米良会頭のスピーチについて引継ぎ事項に記載してください。
対応4:	記載いたしました。

●

第10回理事会

●

開催日

2023年

10月

03日

(火曜日)

審議

意見1:

対応1:

●議案上程スケジュール

	事業計画 ･ 予算					事業報告 ･ 決算
	回数	諸会議名	開催日時	議事		回数	諸会議名	開催日時	議事
	第04回	常任理事会	2023年03月22日	報告		第10回	常任理事会	2023年09月20日	協議
	第04回	理事会	2023年04月05日	報告		第10回	財政規則 審査会議	2023年09月27日	審査
	第05回	常任理事会	2023年04月20日	協議		第10回	監事会	2023年09月29日	審査
	第05回	理事会	2023年05月08日	協議	●	第10回	理事会	2023年10月03日	審議
	第06回	常任理事会	2023年05月22日	協議
	第06回	財政規則 審査会議	2023年05月29日	審査
	第06回	理事会	2023年06月06日	協議
	第07回	常任理事会	2023年06月19日	協議
	第07回	財政規則 審査会議	2023年06月26日	審査
	第07回	理事会	2023年07月04日	審議
※議案上程スケジュールは、年間事業フレームに沿って的確な時期に上程を行う