11月例会メインアワー事業計画並びに収支予算（案）承認の件

審議

　

 

●

ファイル名

：

503-04-S

●

事業名

：

11月例会メインアワー　「家族感謝祭」

●

職務分掌

：

503-4

 

 

 

 

 

●

グループ名

：

組織グループ

●

：

会議体・委員会・局

：

財政規則審査会議

●

担当副理事長・専務理事

：

山崎　隆太郎

●

：

議長・委員長・局長名

：

髙山　祥平

●

担当常任理事

：

柿塚　健太郎

●

：

文書作成者役職・氏名

：

副議長　佐伯　康成

●

議案上程日

：

2023年09月29日

●

：

確認日

：

2023年09月29日

事業要項（企画）

 

 

 

1.目指す社会・組織の姿

ニューノーマルな世界においても持続可能な組織であり続けるために、ご家族からも理解と協力を得ることが出来る姿を目指します。

2.実施に至る背景

１年間のJC活動を支えていただいたご家族の皆様に日ごろの感謝を伝えるとともに、JC活動への理解の増進を図り､次年度以降の活動への協力をいただくための時間を設ける必要があると考えます。

3.目的

（対外）

青年会議所のハレの場であるプレジデンシャルリース伝達式や例会のセレモニー、AWARD　MIYAZAKI 2023を体験していただくことでJC活動への理解を深めてもらうとともに、メンバーと家族が楽しい時間を過ごすことで日ごろの感謝を伝え、次年度以降の活動への理解を得ることを目的とします。

 

（対内）

家族をおもてなしすることで、日ごろの協力への感謝を示しJC活動への理解を深めてもらうとともに、AWARDで本年の活動を表彰することで、来年の活動意欲向上を図り、次年度も家族からの協力や理解を得て、より活動しやすい体制を作ることを目的とします。

4.連携する外部/内部

パートナー種別

なし

5.NEXT5

1

誰も取り残されない地域の現実

1-6

ニューノーマルへの適応

1-8

JCブランドの確立と認知度向上

2

労働生産性を向上させる地域の実現

2-1

付加価値創造の促進

6.実施日と実施前後の

スケジュール

■実施日

2023年11月12日（日）の例会にてメインアワーとして実施いたします。

家族や子どもにも参加しやすい週末のお昼が最適と考えます。

■実施前後のスケジュール

いつ

どこで

なにを

6月8日

6月委員会

実施内容を委員会で討議

7月13日

7月委員会

実施内容を委員会で討議

8月

会場予定地

現地調査

8月

委員会

シナリオ・担当者確定

9月

委員会

備品等確認

10月

委員会訪問

各委員会にて訪問し、参加依頼

11月12日

11月例会

プレジデンシャルリース　家族感謝祭

7.実施場所

■候補地

実施日

2023年11月12日日曜日

シーガイアコンベンションセンター

（会場選定理由）

屋内施設であり雨天時の心配がないこと

参加予定数の収容及び食事の提供が可能であり、さらにプレイルームなどの設置が可能であること

例会やAWARD MIYAZAKI 2023を開催するための大型スクリーンや舞台があること

8.事業内容

 (目的達成のための手法)

■具体的手法

1年間JC活動を支えて頂いたご家族に感謝の気持ちを伝えるため、感謝祭としてお食事会とビンゴ大会、バルーンパフォーマンスを行います。またご家族にも例会やプレジデンシャルリース、AWARD MIYAZAKI 2023に参加してもらうことで、普段の活動を感じてもらいたいと考えます。

 

全体タイムスケジュール

時間

内容

備考

8:00

会場入り・リハーサル

AWARD・家族感謝祭最終確認：

8:00～8：30　対象…財政規則審査会議

プレジデンシャルリース伝達式立ち位置確認：

8:30～9:00　対象…登壇予定者

例会最終確認：

9:00～9：30　対象…総務委員会、例会登壇者

リハーサル実施計画書

9:30

例会・家族感謝祭受付開始

PPC入り：9:30予定

10:00

プレジデンシャルリース伝達式開始

 

10:30

プレジデンシャルリース伝達式終了

 

10:30

場面転換

 

10:40

例会開始

 

11:10

例会終了

 

11:10

場面転換

 

11:20

家族感謝祭開始

 

11:35

AWARD　MIYAZAKI2023第一部開始

 

12:04

第一部終了

 

11:55

バルーンショー

 

12:20

ビンゴ大会開始

 

12:55

ビンゴ大会終了

 

12:55

場面転換

 

13:00

AWARD　MIYAZAKI 2023第二部開始

 

13:30

第二部終了

 

14：10

家族感謝祭終了

 

14：15

写真撮影

 

14:30

家族感謝祭終了片付け開始

 

15：00

完全撤収

 

横断幕　備品リスト　会場レイアウト図

 

1）      プレジデンシャルリース伝達式

・プレジデンシャルリース立ち位置　プレジデンシャルリースシナリオ

プレジデンシャルリーススライド

BGMはオルゴールミュージックを流します

・PPCアテンド：2024年度リカレント委員会(シニア担当)

 

2）      家族感謝祭

感謝祭シナリオ　AWARDシナリオ　家族感謝祭スライド(当日は音楽と動画が差込になります)　

・感謝祭中はBGMを流します。

・例会から家族に参加してもらい、普段の活動を知ってもらう。

・ご家族参加で食事会を開催し、日ごろの感謝の気持ちを伝える。

・テーブル配席表

 

3）      プレイルーム

・プレイルームを設置することで、子ども達にも飽きずにし、お母さま方にも子どもを気にせず楽しんでもらう。

内容

跳び輪

アスレチック

スポンジブロック

遊具

 

 

・こども縁日

独身メンバーを中心に運営し、綿菓子・ポップコーン・射的を設置し家族感謝祭中に提供、実施する。

 

バルーンパフォーマンス

・ワールドテラスに参加いただいたぽんちゃんのバルーンショーを参加する子どもたち向けにパフォーマンスしていただきます。

ぽんちゃんHP

講師等出演依頼承諾書

 

4）      ビンゴ大会

・メンバーに物品の協賛を募り景品として使用する。

当日の流れ

内容

備考

受付時

受付時にビンゴカードを配る

一人につき一枚

ビンゴ大会時

ステージ上でビンゴを行い、そろった方は壇上に上がってもらう。その場で景品をお渡しする

 

 

5）      参加費

・メンバーの参加費は、会費に含まれているため、徴収はございません。

・家族の参加費に関しては、大人5,000円、お子様は無料といたします。

・4歳以上の未就学児はお子様プレートを準備しております。

・ビュッフェ内容

・お子様プレート内容

・お子様プレート写真

・お子様プレート申込フォーム

 

7）　ビンゴ大会景品

・毎年家族参加者全員に景品を持ち帰っていただいております。

・目玉景品のみビンゴで配り残りは帰りに引換券でお渡しします。

 

8）    写真撮影

・会場内に家族写真ブースを設営し委員会写真、家族写真を撮影します。

・撮影時間がタイトなので協力お願いします。

・撮影した写真は後日データで配布いたします。

家族写真順番

 

9）    参加率向上に向けた広報戦略

例会登壇や委員会訪問で参加の呼びかけを行います。

ご家族向け案内文　チラシ

 

10）  当日の実施組織体系

内容

担当

事業総括

議長　髙山　祥平　君

事業総括補佐

運営幹事　小林　慎吾　君

PPT操作

委員　中田　凌太朗　君

プレジデンシャルリース伝達式統括

副議長　児玉　真吾　君

プレジデンシャルリース伝達式司会

委員　伊比井　陽葉　君

プレジデンシャルリース伝達式壇上誘導

委員　斎藤　竜二　君、石田　浩志郎　君

PPCアテンド

2024年度リカレント委員会

家族感謝祭統括

副議長　佐伯　康成　君

家族感謝祭司会

委員　川口　翔馬　君、日高　優美　君

受付

委員　日髙　優希　君、渡邊　慎吾　君

メンバー担当：総務委員会2名

家族担当：人財拡大委員会2名、青少年育成委員会2名

こども縁日

担当：伊比井　陽葉　君、鶴田　佳菜子　君

独身メンバー（リーダー：椎葉委員長、井手　宏　君、長岡次長）

ビンゴ大会

担当：佐伯　康成　君、久保田　真吾　君

補佐：事務局

プレイルーム

保育士を依頼

会議体内役割分担表

 

11）  景品協賛

理事以上のメンバーおよび各会議体・委員会・局に大人用、子ども用それぞれの個数を提示し協賛をお願いします。

・景品協賛計画(案)

・景品リスト記入表

 

（12）家族感謝祭参加取り纏め(9/29)

9.成果目標

KPI

1)会員数150名(新入会員含む)の70%で105名、ご家族の参加75名で合計180名の参加を目指します。

2)事業後に実施のアンケートにて「満足」「概ね満足」の回答が80％以上を目指します

3)事業後に実施のアンケートにてご家族から「JC活動への理解が深まった」の回答が80％以上を目指します

10.成果目標の検証方法

事業後に実施のアンケートにて検証

事業実施後アンケート（メンバー向け）

事業実施後アンケート（家族向け）

11.対象者及び参加員数

(対内)宮崎青年会議所全メンバー

(対外)宮崎青年会議所メンバーの家族

12.広報戦略

01

委員会訪問での参加の呼びかけ

02

例会での登壇による参加の呼びかけ

13.事前審議書類

01

なし

14.ブラッシュアップ

景品協賛計画追加

 

15.

予算総額

(事業全体総予算)

\210,000-

(\1,528,350-)

事業計画収支予算書へ

(会場費・懇親会費・保育士派遣)

16.審議対象資料

17.参考資料

1)

事業計画収支予算書

1)

サマリー　年間事業フレーム

2)

横断幕

2)

前年度からの引継事項　（引用議案：201-02F)

3)

講師等出演依頼承諾書

3)

会場予算(2019年参考)

4)

ご家族向け案内文

4)

リハーサル実施計画書

5)

お子様プレート申込フォーム

5)

備品リスト

6）

ご家族向け案内文

6）

会場レイアウト図

7）

事業実施後アンケート（家族向け）

7）

プレジデンシャルリースシナリオ

8）

事業実施後アンケート（メンバー向け）

8）

プレジデンシャルリーススライド

9）

チラシ

9）

プレジデンシャルリース立ち位置

10）

感謝祭シナリオ

 

 

11）

AWARDシナリオ

 

 

12）

家族感謝祭スライド

 

 

13）

テーブル配席表

 

14）

遊具

 

15）

ぽんちゃんHP

 

 

16）

ビュッフェ内容

 

 

17)

お子様プレート内容

 

 

18)

お子様プレート写真

 

 

19)

家族写真順番

 

 

20)

会議体内役割分担表

 

21)

景品協賛計画(案)

 

22)

景品リスト記入表

 

 

23）

家族感謝祭参加取り纏め(9/29)

 

前回までの流れ（意見と対応）

 

●

第07回常任理事会

 

●

開催日

2023年

06月

19日

(月曜日)

協議

 

 

意見1:

なし

対応1:

なし

 

 

 

●

第07回理事会

 

●

開催日

2023年

07月

04日

(火曜日)

報告

 

意見1:

なし

対応1:

なし

 

 

●

第08回常任理事会

 

●

開催日

2023年

07月

25日

(木曜日)

協議

 

意見1:

 ビンゴ大会は予想以上に間延びする可能性がありますので時間によっては抽選会など短時間のものも良いかもしれません。

対応1:

 目玉景品のみビンゴ大会にし、その他は受付等にてお渡しいたします。

意見2：

協賛が例年ギリギリになりがちですので議案上に協賛計画を記載すると良いかもしれません。

対応2：

景品等が確定したうえで、協賛計画を記載いたします。

意見3：

2013入会時にシーガイアにて家族晩餐会があって、会場前に協賛物品が並んでいた姿がすごかったので、今回の設えのように盛大に行うのがいいと思います。

対応3：

会場が盛り上がる設えとして、シーガイア受付での協賛物品の掲示を実施します。

意見4：

昨年は独身メンバーが設え手伝いのようになっていたので、ロムメンバーを設えに参加しないようにした方がいいと思います。

対応4：

LOMメンバーの手伝いは必要不可欠なので、偏りがないよう設えます。

意見5：

これまでの家族の定義は配偶者、子供となっていましたが、親や近しい人を呼ぶのもありかと思います。

対応5：

彼氏彼女やご両親も参加可能とします。

意見6：

プレジデンシャルリース伝達式が11月の予定ですが、ここに組みますか。

対応6：

プレジデンシャルリース伝達式も実施し、ご家族にも拝見していただきます。

意見7：

大道芸人やオープニングアクトなどの設えは必要ではないですか。

対応7：

バルーンアーティストを呼び、各テーブルを回っていただきます。

 

 

●

第08回理事会

 

●

開催日

2023年

08月

07日

(月曜日)

協議

 

意見1:

プレジデンシャルリースは毎年ご意見いただいていますので、登壇図等もしっかり、控室の準備や誘導メンバーについての記載までよろしくお願いします。

対応1:

控室は見積取っております。役割についても次年度総務委員会を中心として、各委員会にお願いしますのでよろしくおねがいします。

意見2:

景品協賛について髙山議長からいったん案を出してもらった方がいいと思います。

対応2:

2回目の協議の際にある程度のかたちとして上程いたします。

意見3:

プレジデンシャルリリースではなくプレジデンシャルリースですので修正してください。

対応3:

確認し修正します。

意見4:

予算書、案内文等ちぐはぐですのでしっかり見直してください。

対応4:

確認し修正します。

意見5:

案内文の差出人は理事長名ではないかと思います。

対応5:

理事長名で修正します。

意見6:

家族向け案内文はチラシも添付するとより家族に訴求しやすいと思います。

対応6:

チラシの制作も含め再度検討します。

意見7:

家族向け参加費は「家族感謝祭」なのに取るのかという意見が昨年ありましたので、参加費について考慮してください。

対応7:

参加費について家族無料は難しいので、登録費は徴収させていただこうと思います。お子様については無料、配偶者については有償でいただこうと考えています。

意見8:

KPIの3番は卒業生の家族には適切な回答が得られないと思うので再考してください。

対応8:

「来年も参加したい」というところを「JC活動への理解が深まった」に変更します。

意見9:

案内文で、飲食があって家族感謝祭というと、これまでの家族晩餐会とは異なるという趣旨を盛り込んでください。

対応9:

案内文の文言を変更します。

意見10:

AWARDの表彰時間はご家族のことを考えてもう少し切りつめられるように再考してください。

対応10:

シナリオの見直しをして時間を減らします。

 

 

●

第09回常任理事会

 

●

開催日

2023年

08月

22日

(曜日)

協議

 

意見1:

プレジデンシャルリース立ち位置図がExcelになっているのでPDFに直してください

対応1:

PDFに直しました

意見2:

プレジデンシャルリースのシナリオを追加してください

対応2:

シナリオを作成し追加しました

意見3:

プレジデンシャルリースのスライドを追加してください

対応3:

スライドを作成し追加しました

 

 

●

第09回財政規則審査会議

 

●

開催日

2023年

08月

28日

(月曜日)

審査

 

意見1:

プレジデンシャルリース立ち位置図がExcelになっているのでPDFに直してください

対応1:

PDFに直しました

 

 

●

第09回理事会

 

●

開催日

2023年

09月

05日

(火曜日)

協議

 

 

意見1:

お子さんが41名ほど来られる予定です。食事は大人向けとなっていますが、お子様向けはお子様プレートのようなものを用意した方がいいかと思いますがいかがでしょうか。

対応1:

4歳～未就学児を対象にプレートを準備しました。

意見2

子様向けのアトラクションとして、昨年行っていた綿菓子やポップコーンを独身メンバーで対応するのはいかがでしょうか。

対応2

ポップコーンと綿菓子と射的を準備しました。

意見3

協賛景品について、ざっくりこのくらいの金額というのを割り振ったらいかがでしょうか

対応3

目安を記載します。

意見4

見積書にプロジェクター使用料が入っていませんが、使用しますか？

対応4

プロジェクターの使用料が25万円と高額な為持ち込む予定です。

意見5

プレイルームは誰か常駐しますか？

対応5

保育士を常駐させます。

 

 

●

第10回常任理事会

 

●

開催日

2023年

09月

20日

(水曜日)

協議

 

意見1:

食事について、子供用のプレートが分かる資料を添付していただきたいです。

対応1:

内容、写真追加しました。

意見2：

射的景品の予算はいかがですか。

対応2：

5ヵ年式典の余りを使用する予定でしたが、数量不測のため駄菓子を追加しました。

意見3：

チラシにお子様プレートを記載してください。

対応3：

追加しました。

意見4：

景品について、当日の輸送手段を検討してください。

対応4：

前日搬入予定です。

意見5：

登録料の９万円については事業費になるかと思います。

対応5：

9万円は事業費に変更しました。

意見6:

役割表があるといいかと思います。運営側が何をすればいいかがわかるので当日スムーズになるので。

対応6:

役割表を添付、差し替えました。

意見7：

当日の会場の図面があるといいかと思います。当日運営側へのレギュレーションがやりやすくなるので。

対応7：

当日会場図面作成し添付、差し替えました。

意見8：

プレジデンシャルリース伝達式の添付ファイル　本文中⇒チラシに飛ぶ　審議対象資料内⇒エクセルに飛ぶ（PDFに変換）　修正お願いします

対応8：

リンクを修正し差し替えました。

意見9：

AWARD動画のリンクが飛ばないので修正と、動画絵コンテが審議対象資料なら、委員会作成動画も審議対象資料ではないでしょうか。

対応9：

審議対象資料として添付し差し替えました。

意見10：

バルーンショーについては、講師等出演依頼承諾書を取得してください。昨年の議案においてもショーについては講師等出演依頼承諾書を取得していますし、必然的に昨年の議案と同様、予算書も講師関係費になると思います。

対応10：

講師依頼承諾書を添付し、予算書の内訳を修正しました。

意見11:

リンクの飛ばない資料については、かなり多いので、常任理事会までに修正し再上程してください。

対応11:

リンク再確認の上、差し替えました。

意見12：

プレジデンシャルリース伝達式のPPTについては、2021年度のPPTフォーマットを重ねているため、JCIロゴや全体のデザインがおかしなことになっていますので、修正してください。

対応12：

今年度版に修正し、差し替えました。

意見13：

11月例会メインアワーPPTのスライドについては、2022年度のフォーマットに重ねているためデザインがおかしなことになっています。修正してください。

対応13：

今年度版に修正し、差し替えました。

意見14：

参考資料にチラシが重複して入っていますので、修正してください。

対応14：

重複分を削除し、差し替えました。

意見15：

仮払請求書の支払先と金額が一致していないので修正してください。

対応15：

修正の上、差し替えさせていただきました。

意見16:

仮払請求書の「仮払が必要な項目」については、フォーマットの注釈4の通り、科目・細目別に記入して下さい。

対応16:

修正の上、差し替えさせていただきました。

意見17：

収支予算書の（収入の部）の行にある不要な0を削除してください。

対応17：

削除の上、差し替えさせていただきました。

意見18：

議案本文中の(7)につき、プレイルームの保育士依頼が予定のままになっています。審議クールですので、確定させてください。

対応18：

保育士依頼で確定いたします。

意見19：

14.ブラッシュアップについては、具体的にどこが更新されているのかを記載してください。

対応19：

記載しました。

意見20：

議案本文の具体的手法について、振られている番号が途中までは1)～6)で、6)は重複しており、次からは(6)～(8）と規則性がなく、(8)の記載については左詰めになっていない、また「です」「ます」調とそうでない箇所が混在するなど、議案として非常に読みずらいです。議案の体裁を整えてください。

対応20：

修正の上、差し替えさせていただきました。

意見21:

食事について、子供用のプレートが分かる資料を添付していただきたいです。写真など。

対応21:

追記しました。

意見22：

景品について、当日の輸送手段を検討してください。

 

対応22：

前日搬入が可能であれば前日搬入を検討しております。

意見23：

縁日体験や、ポップコーン作りなどをされるかもと聞いたのですが実施はされますか。実施される場合は議案の記載と見積書の添付をお願いします。

対応23：

縁日体験は行います。記載の上差し替えさせていただきました。

意見24：

「11月に開催する事業は全て仮払いに〇をつけてください」と前回の理事会で意見しましたが反映されておりません。なぜ修正していないのか。または確認していないのかを記載してください。

対応24：

確認が漏れておりました。申し訳ございませんでした。修正の上差し替えさせていただきました。

意見25：

会場見積書の中に金屏風とありますが、何に使うのでしょうか？

対応25：

金屏風はプレジデンシャルリースで使用の予定でしたが削除しました

意見26:

事業収入の211,000円はLOMの費用ですよね？では、家族（大人）5,000円の収入は登録会費ではないのでしょうか？事業計画収支予算明細書への記載をお願いします。

対応26:

新年挨拶会等と同様の処理となりますので、事業計画収支予算書自体への記載ではなく、事業全体総予算として記載いたします。

意見27：

家族向けのアンケートに、JC活動への理解が深まったと感じましたかとありますが、どこを見てJC活動への理科が深まると考えますか？

対応27：

家族感謝祭内でAWARD MIYAZAKIを行いますので、その点においてJC活動への理解を深めていただければと思います。

意見28：

せっかくの家族感謝祭なので、もう少し家族に対して感謝の気持ちを伝えられる設えがあってもいいと思いますが、いかがでしょう？ＡＷＡＲＤの時間をもう少し短縮することはできませんか？

対応28：

時間についてはAWARDもギリギリの時間配分になっておりますが、検討します。

意見29：

（柿塚常任に質問）昨年の家族感謝祭はチラシを参考資料にしたけど、この判断基準はどこでしたか？

対応29：

対内向け、メンバー内での回覧のみのチラシということで、参考資料としていました。

意見30：

プレジデンシャルリース立ち位置を審議対象資料とする理由について教えてください。

対応30：

審議対象資料に添付しておりましたが、通年参考資料であり、またPPCや当日の立ち位置等変更もありますので参考資料として再添付させていただきました。

意見31：

景品リスト（案）がブランクのままですが、協賛品の年齢割り当ての検討はどうなっていますか？

対応31：

10月上旬に最終とりまとめ次第理事に共有します。

 

 

●

第10回財政規則審査会議

 

●

開催日

2023年

09月

25日

(月曜日)

審査

 

意見1:

感謝祭シナリオのリンクが飛びません修正お願いします。

対応1:

リンク修正しました。

意見2:

AWARDのシナリオの誤字を修正お願いします。

対応2:

修正しました。

意見3:

講師依頼承諾書の住所は黒塗りにしてください。

対応3:

黒塗りにしました。

意見4:

お子様プレート申込をPDFにしてください。

対応4:

PDFに変更しました。

意見5:

チラシは肖像権があるので審議対象にしてください。

対応5:

審議対象資料に追加しました。

意見6:

財審の意見と対応を記入してください。

対応6:

記入しました。

意見7:

上程スケジュールを12月5日決算審議に変更お願いします。

対応7:

上程スケジュール変更しました。

 

 

●

第10回理事会

 

●

開催日

2023年

10月

03日

(火曜日)

審議

 

意見1:

 

対応1:

 

 

 

●議案上程スケジュール

 

 

事業計画 ･ 予算

 

事業報告 ･ 決算

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

第07回

常任理事会

2023年06月19日

報告

第13回

常任理事会

2023年11月21日

協議

第07回

理事会

2023年07月04日

報告

第13回

財政規則審査会議

2023年11月27日

審査

第08回

常任理事会

2023年07月25日

協議

第13回

監事会

2023年12月01日

審査

第08回

理事会

2023年08月07日

協議

第13回

理事会

2024年12月05日

審議

第09回

常任理事会

2023年08月22日

協議

 

 

 

 

第09回

財政規則

審査会議

2023年08月28日

審査

 

 

 

 

 

第09回

理事会

2023年09月05日

協議

 

 

 

 

 

第10回

常任理事会

2023年09月20日

協議

 

 

 

 

 

第10回

財政規則

審査会議

2023年09月25日

審査

 

 

 

 

 

●

第10回

理事会

2023年10月03日

審議

 

 

 

 

 

※議案上程スケジュールは､年間事業フレームに沿って的確な時期に上程を行う