11月例会メインアワー「家族感謝祭」事業報告並びに収支決算(案)承認の件

審議

●	ファイル名	：	503-04-F
●	事業名	：	11月例会メインアワー　「家族感謝祭」
●	職務分掌	：	503-04
●	グループ名	：	組織グループ			●	：	会議体・委員会・局名	：	財政規則審査会議
●	担当副理事長・専務理事			：	山崎　隆太郎	●	：	議長・委員長・局長名	：	��山　祥平
●	担当常任理事			：	柿塚　健太郎	●	：	文書作成者役職・氏名	：	運営幹事　小林　慎吾
●	議案上程日			：	2023年12月03日	●	：	確認日	：	2023年12月02日

事業要項（報告）

1.目指す社会・組織の姿

ニューノーマルな世界においても持続可能な組織であり続けるために、ご家族からも理解と協力を得ることが出来る姿を目指します。

2.実施に至る背景

１年間のJC活動を支えていただいたご家族の皆様に日ごろの感謝を伝えるとともに、JC活動への理解の増進を図り､次年度以降の活動への協力をいただくための時間を設ける必要があると考えます。

3.目的

（対外）

青年会議所のハレの場であるプレジデンシャルリース伝達式や例会のセレモニー、AWARD　MIYAZAKI 2023を体験していただくことでJC活動への理解を深めてもらうとともに、メンバーと家族が楽しい時間を過ごすことで日ごろの感謝を伝え、次年度以降の活動への理解を得ることを目的とします。

（対内）

家族をおもてなしすることで、日ごろの協力への感謝を示しJC活動への理解を深めてもらうとともに、AWARDで本年の活動を表彰することで、来年の活動意欲向上を図り、次年度も家族からの協力や理解を得て、より活動しやすい体制を作ることを目的とします。

4.連携した外部／内部

パートナー種別

なし

5.NEXT5

1

誰も取り残されない地域の現実

1-6

ニューノーマルへの適応

1-8

JCブランドの確立と認知度向上

2

労働生産性を向上させる地域の実現

2-1

付加価値創造の促進

6.実施日と実施前後の

スケジュール（結果）

■実施日

2023年11月12日（日）の例会にてメインアワーとして実施しました。

家族や子どもにも参加しやすい週末のお昼が最適と考え実施しました。

■実施前後のスケジュール

いつ	どこで	なにを
6月8日	6月委員会	実施内容を委員会で討議
7月13日	7月委員会	実施内容を委員会で討議
8月	会場予定地	現地調査
8月	委員会	シナリオ・担当者確定
9月	委員会	備品等確認
10月	委員会訪問	各委員会にて訪問し、参加依頼
11月10日	直前リハ	事務局
11月10日	荷物搬入	シーガイヤ
11月12日	11月例会	プレジデンシャルリース　家族感謝祭

7.実施場所（結果）

■実施場所

実施日　2023年11月12日日曜日

シーガイアコンベンションセンター

8.事業内容　(結果報告)

■具体的手法

1年間JC活動を支えて頂いたご家族に感謝の気持ちを伝えるため、感謝祭としてお食事会とビンゴ大会、バルーンパフォーマンスを行いました。またご家族にも例会やプレジデンシャルリース、AWARD MIYAZAKI 2023に参加してもらうことで、普段の活動を感じてもらいたいと考え実施しました。

全体タイムスケジュール（予定）

時間	内容	備考
8:00	会場入り・リハーサル	AWARD・家族感謝祭最終確認： 8:00〜8：30　対象…財政規則審査会議 プレジデンシャルリース伝達式立ち位置確認： 8:30〜9:00　対象…登壇予定者 例会最終確認： 9:00〜9：30　対象…総務委員会、例会登壇者
9:30	例会・家族感謝祭受付開始	PPC入り：9:30予定
10:00	プレジデンシャルリース伝達式開始
10:30	プレジデンシャルリース伝達式終了
10:30	場面転換
10:40	例会開始
11:10	例会終了
11:10	場面転換
11:20	家族感謝祭開始
11:35	AWARD　MIYAZAKI2023第一部開始
12:04	第一部終了
11:55	バルーンショー
12:20	ビンゴ大会開始
12:55	ビンゴ大会終了
12:55	場面転換
13:00	AWARD　MIYAZAKI 2023第二部開始
13:30	第二部終了
14：10	家族感謝祭終了
14：15	写真撮影
14:30	家族感謝祭終了片付け開始
15：00	完全撤収

実施タイムスケジュール（結果）

時間	内容	備考
8:00	会場入り・リハーサル	AWARD・家族感謝祭最終確認： 8:00〜8：30　対象…財政規則審査会議 プレジデンシャルリース伝達式立ち位置確認： 8:30〜9:00　対象…登壇予定者 例会最終確認： 9:00〜9：30　対象…総務委員会、例会登壇者
9:30	例会・家族感謝祭受付開始	PPC入り：9:30予定
10:00	プレジデンシャルリース伝達式開始
10:20	プレジデンシャルリース伝達式終了
10:30	場面転換
10:40	例会開始
11:10	例会終了
11:10	場面転換
11:20	家族感謝祭開始
11:50	AWARD　MIYAZAKI2023第一部開始	機材トラブルで開始時間遅れ
12:20	第一部終了
12:20	バルーンショー
12:30	AWARD　MIYAZAKI 2023第二部開始	バルーンショーに子供が集まっていたため、二部とビンゴ大会を入れ替えました。
12:55	第二部終了
13：30	ビンゴ大会開始
14：20	ビンゴ大会終了
14：25	家族感謝祭終了
14：30	写真撮影
14：35	家族感謝祭終了片付け開始
15：00	完全撤収

横断幕　備品リスト　会場レイアウト図

1） プレジデンシャルリース伝達式

・プレジデンシャルリース立ち位置　プレジデンシャルリースシナリオ（本番使用）

プレジデンシャルリーススライド（本番使用）

BGMはオルゴールミュージックを流しました。

・PPCアテンド：2024年度リカレント委員会(シニア担当)

2） 家族感謝祭

感謝祭シナリオ　AWARDシナリオ　家族感謝祭スライド(当日は音楽と動画が差込しました)　

・感謝祭中はBGMを流しました。

・例会から家族に参加してもらい、普段の活動を知ってもらえるような内容にしました。

・ご家族参加で食事会を開催し、日ごろの感謝の気持ちを伝えるような内容にしました。

3） プレイルーム

・プレイルームを設置することで、子ども達にも飽きずにし、お母さま方にも子どもを気にせず楽しんでもらえる空間にしました。

内容

跳び輪

アスレチック

スポンジブロック

遊具

・こども縁日

独身メンバーを中心に運営し、綿菓子・ポップコーン・射的を設置し家族感謝祭中に提供、実施しました。

バルーンパフォーマンス

・ワールドテラスに参加いただいたぽんちゃんのバルーンショーを参加する子どもたち向けにパフォーマンスしていただきました。

ぽんちゃんHP

講師等出演依頼承諾書

4） ビンゴ大会

・メンバーに物品の協賛を募り景品として使用しました。

当日の流れ	内容	備考
受付時	受付時にビンゴカードを配る	一人につき一枚
ビンゴ大会時	ステージ上でビンゴを行い、そろった方は壇上に上がってもらう。その場で景品をお渡ししました。

5） 参加費

・メンバーの参加費は、会費に含まれているため、徴収はございません。

・家族の参加費に関しては、大人5,000円、お子様は無料としました。

・希望者はお子様プレートを準備しました。

・ビュッフェ内容

・お子様プレート内容

・お子様プレート写真

・お子様プレート申込フォーム

7）　ビンゴ大会景品

・毎年家族参加者全員に景品を持ち帰っていただきました。

・目玉景品のみビンゴで配り残りは帰りに引換券でお渡ししました。

8） 写真撮影

・会場入り口に家族写真ブースを設営し委員会写真、家族写真を撮影しました。

・撮影時間がタイトなので協力お願いしました。

・撮影した写真は後日データで配布いたしました。

・家族写真18組を撮影しました。

・家族写真

家族写真順番

9） 参加率向上に向けた広報戦略

例会登壇や委員会訪問で参加の呼びかけを行いました。

ご家族向け案内文　チラシ

10） 当日の実施組織体系

内容	担当
事業総括	議長　��山　祥平　君
事業総括補佐	運営幹事　小林　慎吾　君
PPT操作	副議長　佐伯　康成　君
プレジデンシャルリース伝達式統括	副議長　児玉　真吾　君
プレジデンシャルリース伝達式司会	運営幹事　小林　慎吾　君
プレジデンシャルリース伝達式壇上誘導	委員　斎藤　竜二　君、石田　浩志郎　君
PPCアテンド	2024年度副理事長
家族感謝祭統括	副議長　佐伯　康成　君
家族感謝祭司会	委員　川口　翔馬　君、日高　優美　君
受付	委員　日��　夏希　君、児玉　真吾　君 メンバー担当：総務委員会2名 家族担当：人財拡大委員会2名、青少年育成委員会2名
こども縁日	担当：伊比井　陽葉　君、日��　優美　君、日��　夏希　君 独身メンバー（リーダー：椎葉委員長、井手　宏　君、長岡次長）
ビンゴ大会	担当：佐伯　康成　君、斎藤　竜二　君、石田　浩志郎　君、中田　凌太朗　君、川口　翔馬　君、伊比井　陽葉　君
プレイルーム	保育士を依頼

会議体内役割分担表

11） 景品協賛

理事以上のメンバーおよび各会議体・委員会・局に大人用、子ども用それぞれの個数を提示し協賛をお願いしました。

・景品協賛計画(案)

・景品リスト記入表

・協賛品一覧

12）事業目的に達した点：

1）事業後に実施のアンケートにて「満足」「概ね満足」の回答が80％以上

アンケート結果

「満足」「概ね満足」の回答が87.5％となりKPIを達成しました。

事業目的に達しなかった点：

1）会員数150名(新入会員含む)の70%で105名、ご家族の参加75名で合計180名の参加

75名(取り纏めでは86名)当日不参加13名

家族参加は73名

合計　148名

KPIが180名だったものに対して148名で未達成となりました。

2）事業後に実施のアンケートにてご家族から「JC活動への理解が深まった」の回答が80％以上

　アンケート結果

　「JC活動への理解が深まった」の回答が57.2％で未達成となりました。

事業開催による社会的影響（効果）の検証

なし

9.成果目標

KPI

1)会員数150名(新入会員含む)の70%で105名、ご家族の参加75名で合計180名の参加

2)事業後に実施のアンケートにて「満足」「概ね満足」の回答が80％以上

3)事業後に実施のアンケートにてご家族から「JC活動への理解が深まった」の回答が80％以上

10.成果目標の検証結果

会員数150名(新入会員含む)の70%で105名、ご家族の参加75名で合計180名の参加

75名(取り纏めでは86名)当日不参加13名

家族参加は73名

合計　148名

KPIが180名だったものに対して148名で未達成となりました。

2）事業後に実施のアンケートにてご家族から「JC活動への理解が深まった」の回答が80％以上

　アンケート結果

　「JC活動への理解が深まった」の回答が57.2％で未達成となりました。

11.対象者及び参加員数　　　(結果)

(対内)宮崎青年会議所全メンバー　75名(取り纏めでは86名)当日不参加13名

(対外)宮崎青年会議所メンバーの家族　73名(配偶者24名、小学生10名、4〜6歳17名、3歳以下22名)

12.広報戦略

01

委員会訪問での参加の呼びかけ

02

例会での登壇による参加の呼びかけ

13.次年度への提言

【運営面での引継ぎ事項】

プレデンシャルリース伝達式

・良かった点

・:次年度総務と立ち位置や流れ等についても共有できており、当日の流れがスムーズにいった。

・リハの時間を確保でき、立ち位置の確認や司会リハが充分にできた。

・反省点

・リハについては次年度でなく財審が入る形となり、準備が遅れた。

・とてもスムーズにいったので30分予定が15分ほどで終わった。タイムスケジュールは少し前倒しできました。

・次年度との打ち合わせなどがあまりできておらず、結果的にスライド、シナリオ作成、司会、スライド操作などほとんど財政規則審査会議がやっていたので住み分けをはっきりさせるべきです。

・参加者が少なく前方に人を集めたため、委員長の声掛けで参加者をふやすべきだった。

家族晩餐会

良かった点

・出席者の把握に注力でき、当日まで各所の人数やお子様の年齢性別を確認することで、細かい対応ができた

・アワードとビンゴの時間を入れ替えるなど臨機応変に動けていた。

・ポップコーン、綿菓子や射的にも子供が多く参加して貰えていた

・保育士を手配し、子供の面倒をみてもらえる形になっていた

・写真撮影も記念として家族やメンバー同士で撮影出来ていた

・写真撮影や保育士、バルーンなど新しい取り組みもあったことで、親御さんにとってもお子様たちに楽しんでもらえたとおもう

・ベビーベット等の用意もありよかった

・反省点

・受付では、支払いや配布物が多くなり、飲酒者バンド、領収書2種、キッズ用シート、ビンゴカード３種を渡すことになったため、配布ミスや忘れが発生した

・ビンゴの時間が大幅に長くなり、設定した時間通りに行えなかった。また、番号表示が上手くできなかった

・財審メンバーが家族と交流する時間がなかなか取れなかった

・賞品協賛の調整に時間がかかった

・メンバー、特に司会者はご飯を食べる時間があまり取れていなかった。

・ビンゴ大会は少し時間がかかるため、抽選会などの時間短縮して楽しめるものを企画したほうが良いと感じた

・ビンゴの景品数が少しあっていなかった。また、対象年齢に対して対象の景品ではないもの等あり、事前にほかの委員会の景品をそろえているべきだった。

会場がシェラトンで実施したことによりビュッフェ1人前7000円ソフトドリンク飲み放題1200円となっており、食事は参加予定者の7割程度に抑え予算削減しました。

また食事の内容も他の会場と比較した際、満足度が高く希望者には子供プレートの準備をすることができました。

会場費が高額になりリハーサルの時間の確保が難しかったことでいくつかのトラブルがおきた。

【委員長所見】

プレジデンシャルリース伝達式、家族感謝祭、AWARD　MIYAZAKI　2023と大変長丁場となりましたが、家族感謝祭では家族の笑顔が見ることができほっとしました。プレジデンシャルリース伝達式では次年度総務委員会と今年度財政規則審査会議で住み分けができておらず、メンバーを惑わせる結果となりました。また家族晩餐会では沢山のメンバーが子供縁日ブースを運営していただきありがとうございました。お陰様でご家族の沢山の笑顔を見ることができました。

ただ財政規則審査会議のメンバーは家族と関わる時間を取らせることができず申し訳ない気持ちでいっぱいです。そして多くの協賛が集まり家族には一人一個景品を持ち帰っていただくことができました。協賛に関しても取り纏めが大変難しく次年度以降は対策が必要です。

最後に当日欠席のメンバーが13名もでてしまいその理由もわかりません。実施する曜日時間帯も原因があったのかもしれません。

反省点が非常に多いですが次年度以降も楽しみにしている家族も大勢いるので家族の笑顔を創造できる事業にしてください。

【担当常任所見】

コロナ以後、飲食を伴うかたちでの家族晩餐会、家族感謝祭を4年ぶりに開催することができました。昨年同様、日中での開催となったものの、本年度も多くのご家族の皆様に参加していただくことができました。設えに関しましても、昨年を踏まえてのこども縁日の開催はもとより、昨年設えることのできなかったキッズスペースの設置、さらに家族に感謝を伝える場としての家族写真撮影ブース等、例年以上にご家族、お子様を飽きさせない工夫がなされていたと思います。当日はプレジデンシャルリース伝達式からの長丁場となりましたが、例年混乱が生じる商品交換会も含め、財政規則審査会議のメンバーが準備段階より一丸となって取り組んでいただきました。当日のご家族の笑顔も財審メンバーの努力の甲斐あってのものと思います。プレジデンシャルリース伝達式の開催月、開催日時については当該年度によっていつ実施するべきかは検討する必要があるかと思いますが、家族感謝祭・家族晩餐会を楽しみに来てくれるご家族様も多くいらっしゃいますので、次年度更なる家族感謝祭にリブートされるよう期待しております。準備段階より切磋琢磨し設えてくれた財政規則審査会議の皆様お疲れ様でした。

14.前回の上程より、

ブラッシュアップした点

15.		決算総額	\202,650- (\1,528,350-)	事業報告収支決算書へ (会場費・懇親会費・保育士派遣)
16.審議対象資料				17.参考資料
1)	事業報告収支決算書			1)	サマリー　年間事業フレーム
				2)	次年度への引継事項
				3)	事業計画書
				4}	備品リスト
				5)	会場レイアウト図
				6）	プレジデンシャルリーススライド
				7）	プレジデンシャルリースシナリオ
				8）	プレジデンシャルリース立ち位置
				9）	感謝祭シナリオ
				10）	AWARDシナリオ
				11）	家族感謝祭スライド
				12）	ぽんちゃんHP
				13）	横断幕
				14）	講師等出演依頼承諾書
				15）	ご家族向け案内文
				16）	お子様プレート申込フォーム
				17）	ビュッフェ内容
				18）	お子様プレート内容
				19）	お子様プレート写真
				20）	家族写真
				21）	家族写真順番
				22）	チラシ
				23）	会議体内役割分担表
				24）	景品協賛計画(案)
				25）	景品リスト記入表
				26）	協賛品一覧
				27）	アンケート結果

前回までの流れ（意見と対応）

●

第12回常任理事会

●

開催日

2023年

11月

21日

(火曜日)

協議

意見1:	会場についての振り返りもあるかと良いかと思います。費用が他会場に比べても高価ですので、2022年度と比べてどうなのか、シェラトンで行ったことによるメリット＆デメリットなどがあると今後の参考になるかと思います。
対応1:	提言に記載いたしました
意見2:	プレジデンシャルリースにてマイクの出し入れなどが不完全な部分がありましたので改めて歴の長いメンバーなどに聞いて流れを把握する必要があると感じました。
対応2:	当日指示があったものの、別で指示があり出し入れが不完全となりました。アテンドに関しても事前に打ち合わせするように引継ぎ事項に記載いたします。
意見3:	綿菓子機が家庭用で作るのに苦労したのでリースしてもいいかもしれません。
対応3:	本年度はリースしませんでしたが、予算面も含めリースを検討するよう引継ぎ事項に記載いたします。
意見4:	8.事業内容　(結果報告)の8）写真撮影について。実際に何組の撮影を行ったのか、結果を記載してください。
対応4:	記載しました。

●

第12回財政規則審査会議

●

開催日

2023年

11月

27日

(月曜日)

審査

意見1:	なし
対応1:	なし

●

第06回監事会

●

開催日

2023年

00月

00日

(曜日)

審査

意見1:	全体タイムスケジュールに行を増やし、実際の所要時間を記載してください。
対応1:	実施スケジュールを追記しました
意見2:	決算書の下の会場費、懇親会費、保育士費用は実際の領収書があれば添付してください。
対応2:	請求書を添付しました
意見3:	決算書内の領収書のリンク飛ばないものがあるので修正してください。
対応3:	リンク修正しました
意見4:	ポンちゃんの領収書添付
対応4:	領収書添付しました。

●

第12回理事会

●

開催日

2023年

12月

05日

(火曜日)

審議

意見1:

対応1:

●議案上程スケジュール

事業計画 ･ 予算					事業報告 ･ 決算
回数	諸会議名	開催日時	議事		回数	諸会議名	開催日時	議事
第07回	常任理事会	2023年06月19日	報告		第12回	常任理事会	2023年11月21日	報告
第07回	理事会	2023年07月04日	報告		第12回	財政規則 審査会議	2023年11月27日	報告
第08回	常任理事会	2023年07月25日	協議	●	第09回	監事会	2023年12月01日	審査
第08回	理事会	2023年08月07日	協議		第12回	理事会	2023年12月15日	審議
第09回	常任理事会	2023年08月22日	協議
第09回	財政規則 審査会議	2023年08月28日	審査
第09回	理事会	2023年09月05日	協議
第10回	常任理事会	2023年09月20日	協議
第10回	財政規則 審査会議	2023年09月25日	審査
第10回	理事会	2023年10月03日	審議