12月例会メインアワー「卒業式」事業報告並びに収支決算（案）承認の件

審議

●	ファイル名	：	501-04-F
●	事業名	：	12月例会メインアワー「卒業式」
●	職務分掌	：	501-04
●	グループ名	：	組織グループ			●	：	会議体・委員会・局名	：	事務局
●	担当副理事長			：	浅野　龍昇	●	：	局長名	：	守永　将雄
●	担当常任理事			：	遠山　貴一	●	：	文書作成者役職・氏名	：	福島　大地
●	議案上程日			：	2023年12月28日	●	：	確認日	：	2023年12月27日

事業要項（報告）

1.目指す社会・組織の姿

毎年行われている卒業式という伝統行事を盛大に行うことで、卒業を迎えたいと思われる組織を目指しました。

2.実施に至る背景

今年度卒業を迎えられるメンバーを盛大に送り出します。卒業生をメンバー全員で労い、卒業生には宮崎青年会議所の活動を通して得られた経験を現役メンバーに発信していただき、次年度以降の活動へ生かす必要がありました。

3.目的

卒業式にて卒業生を盛大に送り出し、盛大な送り出しを継承することで次年度以降の活動へ活かすことを目的としました。

4.連携した外部／内部

パートナー種別

無

5.NEXT5

1

誰も取り残されない地域の実現

1-9

JCブランドの確立と認知度向上

6.実施日と実施前後の

スケジュール（結果）

■実施日

12月15日(金)

■実施前後のスケジュール

8月	日程、会場選定
9月	事業内容打合せ
9月〜本番	バンドグループLINE作成
11月30日	記念品発注
12月	卒業生写真の収集
12月6日	シナリオリハーサル
12月7〜9日	シナリオ編集、BGMリスト作成
12月12日	小西アナウンサー打合せ
12月13日	BGM当て込みリハーサル
12月14日	会場リハーサル
12月15日	会場リハ―サル
12月15日	本番

7.実施場所（結果）

FLOOR

宮崎市中央通3-47　東洋ビル

参加費を1人5,000円徴収いたしました。(卒業生は参加費なしとしました。)

インボイスに対応するためTomohiro the worldにて領収書を用意しました。

8.事業内容　(結果報告)

■具体的手法

(1)　会場設営について

1階入口から卒業式の雰囲気作りのために花と会場入口表示を行いました。

複数テナントがあるため、通路をふさがない、看板を隠さないなど注意が必要となります。

会場は5階となります。

EVの入口から会場の入口まで花などを設置し、卒業式の雰囲気作りを行いました。

花の注文先に関する問合せに関して

LOMに問合せがある際には全てサンフローラル宮崎に注文していただきました。

株式会社　サンフローラル宮崎

問合せ先　　会社　0985-61-1339

担当者　川越　貴晃　君

担当者TEL　090-5082-9865

《参考資料》	会場図(レイアウト)
《参考資料》	案内文

(2)　実施タイムテーブル

時間	所要	内容	登壇者
15時30分	30分	照明、音響スタッフ打合せ
16時00分	20分	会場設営
16時20分	20分	司会通しリハーサル
16時40分	40分	バンドリハーサル
17時25分	5分	例会リハーサル
17時30分	30分	受付
18時00分	30分	例会開始
18時30分	10分	例会終了、メインアワー準備
18時40分	3分	理事長挨拶	第72代理事長　川越　大輔　君
18時43分	2分	乾杯	専務理事　山�ｱ　隆太郎　君
18時45分	5分	歓談
18時50分	25分	ライブ
19時35分	50分	卒業生登壇	卒業生
20時25分	5分	歓談
20時30分	5分	送辞	副理事長　浅野　龍昇　君
20時35分	8分	卒業生代表答辞	監事　関谷　祐作　君
20時43分	5分	世話人発表、世話人挨拶	世話人代表
20時48分	5分	記念品贈呈
20時53分	10分	ライブ
21時03分	7分	記念撮影
21時08分	12分	卒業生退場
21時20分		閉会
22時30分	70分	撤収(23時までに完全撤収)

《参考資料》	シナリオ
《参考資料》	進行スライド

(3)卒業生アテンドについて

当日は各卒業生を会場まで送迎しました。

担当は卒業生の所属する委員会としました。

《参考資料》

卒業生リスト、アテンド担当表

(4)実施する内容

1.理事長挨拶　18:40

理事長　川越　大輔　君よりご挨拶いただきました。

2.乾杯　18:43

専務理事　山�ｱ　隆太郎　君に乾杯の挨拶をしていただきました。

3.歓談　18:45

3-1.会場飲食について

会場で準備してもらえませんので、甲斐常任のお店よりケータリング、飲み物、ドリンクを作るスタッフを用意していただきました。

ドリンクは飲み放題としました。

4.来訪者紹介挨拶　18:48

専務理事　山崎　隆太郎　君より来訪者を紹介し、来訪者より一言いただく予定でしたが、来訪者がいなかったため省略しました。

5.ライブ　18:50

1組2曲を3組演奏しました。

3組の内訳について、メンバー、理事以上、卒業生の順番で演奏していただきました。いずれも歌うのは卒業生としました。

メンバー内訳

エレベーターズ

グループ	氏名	担当
エレベーターズ	渡邊　慎吾	ボーカル
	宮口　祥伍	ギター
	中田　凌太朗	ベース
	松田　陵治	ドラム

おおはし会とカツオたち

グループ	氏名	担当
おおはし会とカツオたち	黒木　信伍	ボーカル
	野村　翔悟	ギター
	浅野　龍昇	ベース
	遠山　貴一	ドラム
	木原　瑛聡	キーボード

HTwithT

グループ	氏名	担当
HTwithT	植松　剛史	ボーカル
	岩切　雅裕	ボーカル
	関谷　祐作	ギター
	西田　俊明	ベース
	福島　大地	ボーカル
	宮口　祥伍	ギター
	油谷　航平	ドラム
	八田　京子	キーボード

以上のメンバーに演奏していただきました。

各バンドは各々のグループにてLINEグループにて打合せを行い、練習日を決めて練習してきました。

バンドを10月頭に決まり、活動開始してから、各グループにて個人練習は各自で行っていましたが、全体の音合わせを自費にてスタジオをレンタルし、多いバンドで5回ほど行っていました。約2ヵ月ではありますが、練習していましたが時間が足りないとの声ををいただきました。

6.卒業生登壇　19:35

卒業生に登壇していただきました。

1人ごと登壇していただきました。

卒業生のステージに上がるまでの時間は卒業生に選んでいただいた音楽で登壇していただきました。また各委員会にて集めていただいた写真のスライドも流しました。

写真に関して、当日の1週間前までに各委員会から事務局に届いている状態としました。

卒業生と同じ委員会のメンバーは一緒にステージに上がっていただき写真撮影など行っていただきました。

《参考資料》

登壇動線図

6-1.登壇後の流れについて

卒業生に挨拶をいただきました。

挨拶が終わったら、全員降壇していただきました。

7.歓談　20:25

全体的にスケジュールが早く進行していたため、休憩を入れました。

8.送辞　20:30

休憩明けにまず卒業生全員に登壇していただきました。

副理事長　浅野　龍昇　君より現役メンバーを代表して送辞を述べていただきました。

9.卒業生代表答辞　20:35

最も歴の長い監事　関谷　祐作　君より卒業生を代表して答辞を述べていただきました。

10.世話人発表、世話人挨拶　20:43

卒業生より世話人を発表していただきます。発表後、世話人より卒業生の会の名前発表と一言いただきました。

11.記念品贈呈　20：48

11-1.記念品について

ネーム入りタンブラー、花

上記を一袋に入れて退場後に渡しました。

11-2．記念品予算について

・ネーム入りタンブラー

・花

《参考資料》

タンブラーイメージ

11-3.予算について

卒業生を除くメンバー144名より

1人320円徴収

記念品、花代とします。

ネット注文など先払いが発生するため、事務局にて事前清算しました。

委員会にて徴収していただき、各委員長より直前に行われた12月5日の理事会にて、事前にお支払いいただきました。

常任理事以上	10名	\3,200
人財拡大委員会	16名	\5,160
人財アカデミー委員会	13名	\4,160
青少年育成委員会	11名	\3,520
国際コネクト委員会	13名	\4,160
ITイノベーション委員会	11名	\3,520
地域子育て連携委員会	13名	\4,160
JCPR委員会	14名	\4,480
事務局	14名	\4,480
総務委員会	11名	\3,520
財政規則審査会議	13名	\4,160

12.ライブ　20:53

ステージに卒業生が上がったままで、バンドメンバーの演奏にてステージにて歌っていただきました。

13.記念写真撮影　21:03

ライブ終了後、全員でステージ付近に集まり、集合写真をとりました。

14.退場　21:08

撮影終了後は卒業生退場に向けて、現役生にて道を作って卒業生に通っていただきました。

ゆず「栄光の架け橋」のBGMを流しながら退場していただきました。

15.撤収　21：20

会場が23時完全撤収となるのですが、22時半には撤収が完了しました。

事業目的に達した点：

・卒業生をしっかりと送り出すことができました。

事業目的に達しなかった点：

・様々な事情により参加できなかった方のスケジュールを検討して、全員が参加しやすい日程調整が必要でした。

《参考資料》

事業風景

9.成果目標

KPI

1) 卒業生が卒業式を楽しめたという回答100%

2) 現役メンバーが自分もこんな風に卒業したいという回答100%

3) 卒業生、現役メンバー、楽しい卒業式となったという回答100%

10.成果目標の検証結果

KPIに対してアンケート集計結果となります。

アンケート回答

卒業生が楽しめたという質問に対して、参加卒業生100%達成できました。

現役メンバーが自分もこんな風に卒業したいという回答は85.1%と高い数値にはなりましたが、100%達成とはなりませんでした。

楽しい卒業式となったという回答は卒業生100%、現役生91.5%と高い数値はでておりますが、100%達成とはなりませんでした。

アンケートの意見にもいただいていましたが、多くのメンバーがおり、人により静かに卒業したいなど意見をいただき、100%という数値は不可能ではないかと感じました。

また食事に対して軽食を希望されている声がありました。ドレスコードについても意見をいただき、引継ぎを出来たらと思います。

《参考資料》	アンケート結果(卒業生)
《参考資料》	アンケート結果(現役生)
《参考資料》	卒業式感想(1) 卒業式感想(2) 卒業式感想(3) 卒業式感想(4)
《参考資料》	卒業式希望意見(1) 卒業式希望意見(2)

11.対象者及び参加員数　　　(結果)

(対内)

宮崎青年会議所メンバー　69名

卒業生　8名

新入会員　17名

合計　94名

《参考資料》

とりまとめ表

(対外)

無

12.広報戦略

01

LINEを活用しての周知

02

委員会訪問

03

例会登壇

13.次年度への提言

【運営面に関する引継ぎ】

・バンドに関して練習時間は長くとれればとれるだけいいとの声をいただきました。可能な限り早くバンドをスタートさせる必要があります。

・進行を操作するメンバーに卒業式を体験したことあるメンバーをおくことで、急な変更に対応しやすいと思います。

・マイクがハウリングすることがありました。会場設備の問題点がありえるので、本番の場所で本番と全く同じ設営でのリハーサルを行い、問題点を先に抽出する必要があります。

・登壇者が多い事業のため、リハーサルも本番と同じくらいの人数にてリハーサルを行い時間の想定をしておく必要があります。

・音源そのもののボリュームを編集で統一することで、音源によるボリュームの差を現地で調整する必要がなくなります。

・卒業生と合わせる場面については演出を簡単にすることで、入りやすい演出とした方がいいです。

・卒業生に渡すものは当日花も多く届くため、後日届けるなどの対策を行い、荷物を少なくする必要があります。

・当日様々なところから贈り物が届きます。対応するメンバーを配置し対応する必要があります。

・プロの司会者が臨機応変に対応してくれたおかげで進行に違和感なくいけましたが、メンバーで司会をする際はしっかりと対応のできるメンバーでないと難しいと思います。急な変更もあり、対応を迫られる場面が多くありました。

・食事に関して、各セクションの間に食べるものとなるので軽食が望ましいと思います。器を使わずワンハンドで食べることができるのがいいと思います。

・スケジュールに関して、日本本会のスケジュールなどを先に確認して組まないと、公務により出ることのできないメンバーがいました。そこまで考えてスケジュールを組む必要があります。

・例会の設えに関して、登壇する人より前に国旗、JC旗が設営されました。例会の設営でもメインアワー担当委員会でそこまで考えて設えを行う必要があります。

・片付けに対する用意が足りず、時間がかかりました。今回のように飲食を行う際は、ゴミも多く出るため、人の確保と段取りが必要となります。

・12月例会は理事長にとっても最後の例会での挨拶となります。時間を多く取れるよう打合せを行い、理事長にも焦点があたる時間をとった設えを検討する必要があります。

・ドレスコードに関してビジネスだと大変だという意見をいただきました。例会はビジネスでないといけないですが、その後にLIVE用のTシャツなどを用意しておくなど工夫する必要があるかもしれません。

・卒業生へ届いたものの管理をしっかりと行う必要があります。卒業生が全員に御礼などを行いたいと意見がありました。

・複数の人がリハーサルを行う必要がある際は、時間配分を適切に行えるようにリハーサル計画書を作成する必要があります。

【費用面に関する引継ぎ】

・会場代以外にリハーサル費用を確保し、現地で可能な限りリハーサルを行えるようにする必要があります。

・記念品費、花代の費用と会費を分けて徴収したため、メンバーに分かりにくくなりました。

【担当委員長所見】

まず卒業生にとっての最後の事業となる卒業式にて涙する場面があったのがとても印象に残りました。全体的に詰まることなくうまく進行することができました。

引継ぎにも書きましたが、登壇者、BGMなど多くの転換がある事業となります。1回目のリハーサルよりも、2回目のリハーサル、事務局でやるリハーサルよりも。本会場で行うリハーサルとより本番に近づけるリハーサルの大事さを感じました。

本番は変更などあり対応する場面がありましたが、遠山常任が小西アナウンサーを手配してくれたおかげで、司会がスムーズにいっており、滞りなく進行することができました。

全体を通して卒業生やメンバーからいい卒業式だったと声をかけていただき、やることができた安心感と達成感をえました。それらは全て手伝ってくれた委員会メンバー、頑張って練習してきてくれたバンドメンバー、裏方で手伝ってくれたメンバー全員の協力でやりきることができました。

【担当常任理事所見】

卒業生にとって最後の事業となる卒業式が大成功に終わり一安心しました。予期せぬ変更が生じたにもかかわらず、委員会メンバーの迅速な対応力が光り、いい結果となりました。バンド演奏は全体的に会場を盛り上げ、卒業生の感動的な言葉を共有することが出来ました。さらに、予定外のアンコール演奏があり、会場全体が一体感をもって盛り上がりました。

バンドからの卒業式という空気感の落差が激しく、メリハリをつけるのが難しい事業でしたが、最後の花道での卒業生と現役生の涙ながらに抱き合う姿は、この事業に関わることができたことへの大きな喜びとなりました。

また現役からも来年もこれをやろうという声が出ていたので、いい形でKPIを達成できたのかと思います。

なにがともあれ、事務局が最高の動きをしてくれたおかげでこの卒業式が成功したと感じています。本当にお疲れ様でした。そして卒業生のみなさまおめでとうございます。

14.前回の上程より、

ブラッシュアップした点

15.		決算総額 (事業全体総決算額)	\39,600- (\548,200-)	事業報告収支決算書へ 飲食会費、会場代領収書
16.審議対象資料				17.参考資料
1)	事業報告収支決算書へ			1)	次年度への引継事項
				2)	事業計画書
				3)	会場レイアウト
				4}	案内文
				5)	シナリオ
				6)	進行スライド
				7)	卒業生リスト、アテンドリスト
				8)	登壇動線図
				9)	タンブラーイメージ
				10)	とりまとめ表
				11)	事業風景
				12)	アンケート結果(卒業生)
				13)	アンケート結果(現役生)
				14)	卒業式感想(1)
				15)	卒業式感想(2)
				16)	卒業式感想(3)
				17)	卒業式感想(4)
				18)	卒業式希望意見(1)
				19)	卒業式希望意見(2)

前回までの流れ（意見と対応）

●

第13回常任理事会

●

開催日

2023年

12月

20日

(水曜日)

協議

意見1:	参加人数を確認してください。
対応1:	とりまとめ表を総務委員会と共有して添付しました。
意見2:	資料のリンクを確認してください。
対応2:	リンク飛ばないところを貼りました。
意見3:	決算書差額に間違いがあります。
対応3:	間違いを修正しました。
意見4:	事業風景を添付してください。
対応4:	事業風景を作成し、添付しました。
意見5:	練習回数などを記載して今後行うメンバーへ引き継いでください。
対応5:	正確な回数ではないですが、結成したタイミングや練習回数を簡易的に記載しました。
意見6:	所見に使用する括弧が違います。
対応6:	括弧を正しいものに修正しました。
意見7:	監事講評にてあった設営の指摘を引継ぎに入れてください。
対応7:	設営に関する指摘を引継ぎに記載しました。

●

第13回財政規則審査会議

●

開催日

2023年

12月

26日

(火曜日)

審査

意見1:	領収書発行元が間違っています。
対応1:	正しい会社名に変更しました。
意見2:	金額を表にしてください。
対応2:	表を作成し添付しました。
意見3:	日本語がおかしいです。
対応3:	正しい日本語へ編集しました。
意見4:	表現がいつなのか分からないです。
対応4:	言葉を正しました。
意見5:	誤字があります。
対応5:	正しく修正しました。

●

第07回監事会

●

開催日

2023年

12月

27日

(水曜日)

審査

意見1:	予算総額と記載がされています。
対応1:	決算総額へ修正します。また総決算額の追記を行います。
意見2:	飲食領収書に関して、納品書へ変更お願いします。
対応2:	納品書を依頼し、添付しました。
意見3:	頂き物リストを作っておくとよかったと思います。
対応3:	引継ぎ事項に記載します。
意見4:	誤字があります。
対応4:	修正しました。

●

第13回理事会

●

開催日

2023年

01月

06日

(土曜日)

審議

意見1:

対応1:

●議案上程スケジュール

事業計画 ･ 予算					事業報告 ･ 決算
回数	諸会議名	開催日時	議事		回数	諸会議名	開催日時	議事
第08回	常任理事会	2023年07月25日	報告		第13回	常任理事会	2023年12月20日	協議
第08回	理事会	2023年08月07日	報告		第13回	財政規則 審査会議	2023年12月26日	審査
第09回	常任理事会	2023年08月22日	協議		第07回	監事会	2023年12月27日	審査
第09回	理事会	2023年09月05日	協議	●	第13回	理事会	2024年01月06日	審議
第10回	常任理事会	2023年09月20日	協議
第10回	財政規則 審査会議	2023年09月25日	審査
第10回	理事会	2023年10月03日	協議
第11回	常任理事会	2023年10月20日	協議
第11回	財政規則 審査会議	2023年10月25日	審査
第11回	理事会	2023年11月07日	審議