全国大会5周年記念動画作成報告並びに収支決算(案)承認の件

審議

　

 

●

ファイル名

：

501-05-F

●

事業名

：

全国大会5周年記念式典・祝賀会事業

●

職務分掌

：

501-05

 

 

●

グループ名

：

組織グループ

●

：

会議体・委員会・局名

：

事務局

●

担当副理事長・専務理事

：

山﨑　隆太郎

●

：

議長・委員長・局長名

：

守永　将雄

●

担当常任理事

：

柿塚　健太郎

●

：

文書作成者役職・氏名

：

事務局次長　黒木　俊輔

●

議案上程日

：

2023年12月3日

●

：

確認日

：

2023年12月2日

事業要項（報告）

 

 

 

1.目指す社会・組織の姿

2018年全国大会と同様におもてなしをメンバー全員で取り組んでいくことで、アカデミーメンバーが多くなってきている宮崎青年会議所の組織が成長する姿を目指しました。

2.実施に至る背景

2018年全国大会宮崎大会の5周年記念式典は中止となりましたが、宮崎の地で行われた全国大会を今後のメンバーに形を残して伝える必要がありました。

3.目的

(対内)

全国大会を知らないメンバーには知っていただく機会とし、知っているメンバーには思い出してもらう場とし、全員で協力する重要性を知ることを目的としました。

(対外)

2018年全国大会を思い出していただき、宮崎の歩みを知っていただくことを目的としました。

4.連携した外部／内部

パートナー種別

宮崎JCシニアクラブ

公益社団法人 日本青年会議所

公益社団法人 日本青年会議所九州地区宮崎ブロック協議会（県内9LOM）

関係諸団体

5.NEXT5

1

誰も取り残されない地域の実現

1-6

ニューノーマルへの適応

1-8

JCブランドの確立と認知度向上

2

労働生産性を向上させる地域の連携

2-8

企業・学校・団体との連携

6.実施日と実施前後の

スケジュール（結果）

■実施日

2023年11月2日(木)動画配信開始

■実施前後のスケジュール

 

8月

動画内容打合せ

9月16日

JCI日本

麻生会頭に動画寄稿依頼

9月21日

各所

関係各所へ動画撮影依頼。日程調整開始。新潟青年会議所へ池田会頭の動画撮影依頼

9月29日

MSG総合学院

撮影①

第67回全国大会宮崎大会　会長　川越　宏樹　先輩

10月5日

JCI日本

麻生会頭動画が到着

10月11日

宮崎商工会議所

撮影②

宮崎商工会議所　会頭　米良　充典　様

10月16日

宮崎市役所

撮影③

宮崎市長　清山　知憲　様

10月17日

宮崎県庁

撮影④

宮崎県知事　河野　俊嗣　様

10月17日

宮崎青年会議所事務局

撮影⑤

一般社団法人　宮崎青年会議所　第72代理事長　川越　大輔　君

10月20日

宮崎青年会議所事務局

発送準備、梱包作業

10月24日

 

池田歴代会頭動画到着

10月27日

 

動画完成

10月28日

 

動画アップロード完了

10月30日

 

動画案内文郵送完了

10月30日

 

顧問3名に動画案内文を手渡しにて配布

11月2日

 

メンバー全体へ動画の案内完了

7.実施場所（結果）

宮崎青年会議所YouTubeチャンネルにて配信

8.事業内容　(結果報告)

・事業内容

台風の影響により中止となった5周年記念式典・祝賀会に代わって動画を作成して、宮崎青年会議所のYouTubeチャンネルにて配信しました。

式典にお呼びする予定だった人の全員に案内を流しました。

参加予定者の皆様には動画案内文と一緒に記念コースターをお送りしました。

 

《参考資料》

動画内容

《参考資料》

全国大会5周年記念動画(広島大会)

《参考資料》

完成動画

《参考資料》

記念品コースター

 

事業目的に達した点：

・動画という形で全員に案内することができました。

・参加予定者全員に当日会場で渡す予定だったコースターを配ることができました。

 

事業目的に達しなかった点：

・配信予定日に編集が間に合わず配信予定日が遅れました。

 

 

事業開催による社会的影響（効果）の検証

・動画配信という形にはなりましたが、全国大会5周年を形に残すことができました。

 

 

9.成果目標

KPI

1)-

10.成果目標の検証結果

12月3日現在

動画再生数　197回

《参考資料》

YouTube結果

11.対象者及び参加員数　　　(結果)

(対内)

宮崎青年会議所メンバー

(対外)

一般社団法人宮崎青年会議所　顧問

宮崎県知事、宮崎市長、宮崎商工会議所　会頭　兼　宮崎県観光協会　会長

2023年度　公益社団法人日本青年会議所　役員一同

2023年度　公益社団法人日本青年会議所　全国大会運営会議　メンバー一同

2023年度　公益社団法人日本青年会議所九州地区宮崎ブロック協議会　役員一同

2023年度　宮崎ブロック内　各地理事長

公益社団法人日本青年会議所　歴代会頭

公益社団法人日本青年会議所九州地区　歴代地区長

公益社団法人日本青年会議所九州地区宮崎ブロック協議会　歴代会長

2018年度　公益社団法人日本青年会議所　役員一同

2018年度　公益社団法人日本青年会議所　全国大会運営会議　メンバー一同

2018年度　宮崎ブロック内　各地理事長

2018年度　公益社団法人日本青年会議所九州地区宮崎ブロック協議会　役員一同

2018年度　JCI　APDC

2023年度　一般社団法人橿原青年会議所　役員一同

2018年度　一般社団法人橿原青年会議所　役員一同

2023年度　一般社団法人富山青年会議所　役員一同

2016年度　公益社団法人日本青年会議所　地域グループ　役員一同

2015年度　公益社団法人日本青年会議所　全国大会運営会議　メンバー一同

2016年度　公益社団法人日本青年会議所　全国大会運営会議　メンバー一同

2017年度　公益社団法人日本青年会議所　全国大会運営会議　メンバー一同

2017年度　公益社団法人埼玉中央青年会議所　理事長

2017年度　公益社団法人日本青年会議所　地域グループ　役員一同

宮崎JCシニアクラブ　役員一同

宮崎ブロック各地シニアクラブ　会長

12.広報戦略

01

動画案内文の送付

02

LINEを活用しての周知

03

広報誌の活用

13.次年度への提言

・中止から動画作成という形になりましたが、議案作成と並行して動画に出演していただく方の予定を組んでいく必要があります。

・県外の方への挨拶動画をお願いする際には、挨拶依頼文を送るだけでなく、撮影をしていただく方向けの撮影指示書を作成する必要があります。

・早く動画作成を行えるように挨拶依頼など部分審議をとり、早く挨拶依頼を行えるような工夫が必要です。

・広報課などで撮影をお願いできる環境がある方々は、スケジュール調整など大変なため撮影をお願いした方がいいと思います。

・現役会頭へ挨拶依頼をお願いする際は、日本青年会議所のホームページのメンバー向けページより依頼を行うことができます。問合せフォームのような形で依頼を行い、その後に渉外委員会と調整を行います。

・撮影へ伺う際には、何を喋るのがいいかなど聞かれます。口頭で説明するよりも挨拶依頼とは別に話してほしい内容がより細かく明記されている文書を持参してお渡しすることで、担当者がいなくても対応の出来る状態にする必要があります。

・撮影するだけでなく、編集にも日数を要します。また編集後の確認まで出来る余裕をもった日程を設定する必要があります。

・梱包、発送作業は人と時間を要しますので、1人でも多くのメンバーに関わってもらう必要があります。

・動画の再生数が伸びておりません。動画をプロに作成依頼すると高額な費用がかかりますが、これまでに再生数が伸びた動画がありません。自主製作動画を作成し、コストを下げる方向で行った方がいいと思います。またメンバーへ周知を行いましたが、周知回数を増やすなど行った方がメンバーへ認識してもらう機会が増えて、メンバーに見てもらう機会が増えると思います。

【委員長所見】

・今回の事業は中止からの流れで急遽決まった事業となりました。今回のような場合は議案と事業の同時進行も検討しながらする必要性を感じました。また動画撮影を行う際は話す内容を事前に伝えるのは当然ですが、撮影当日もどのような話をしてほしいのかなど細部の説明を再度行う必要があります。また服装などの指定など細部まで気を使ってあげるべきだと思います。

【担当常任所見】

本事業は全国大会5周年記念式典・祝賀会の中止に伴い急遽実施することになりました。撮影にあたっては実施決定から審議可決まで2クールの急ピッチでの準備となり、動画撮影については挨拶をいただく関係者への連絡不備等もあり、関係各所への事前の連絡等、根回しの必要性をあらためて実感しました。また、5周年記念式典の中止により、挨拶をいただく内容の説明に不備があり、撮影当日にあらためてのレクチャーが必要な場面がいくつかありました。挨拶をいただく内容についても、動画撮影依頼文に概要を記載する等、撮影される側への配慮が必要と感じました。しかし、撮影から動画視聴案内文の送付まで、急な設えだったにも関わらず守永局長をはじめ事務局メンバーがしっかり事業を遂行していただきました。また、年初より計画していた全国大会5周年記念式典も、動画配信というかたちとはなりましたが完結することができました。全国大会5周年に関わる事業に思いを寄せていただきました皆様に感謝申し上げます。

14.前回の上程より、

ブラッシュアップした点

常任、委員長所見を記載しました。

決算書内リンクを修正しました。

 

 

15.

決算総額

\660,000-

事業報告収支決算書へ

16.審議対象資料

17.参考資料

1)

事業報告収支決算書

1)

サマリー　年間事業フレーム

2)

 

2)

次年度への引継事項　

3)

 

3)

挨拶依頼文(県知事)

 

 

4}

挨拶依頼文(市長)

 

 

5)

挨拶依頼文(米良会頭)

 

 

6)

挨拶依頼文(関係者)

 

 

7)

動画案内文(関係者)

 

 

8)

動画案内文(シニア)

 

 

9)

動画絵コンテ

 

 

10)

動画内容

 

 

11)

全国大会5周年記念動画(広島大会)

 

 

12)

麻生会頭依頼フォーム

 

 

13)

記念品コースター

 

 

14)

完成動画

 

 

15）

YouTube結果

 

前回までの流れ（意見と対応）

 

●

第12回常任理事会

 

●

開催日

2023年

11月

21日

(火曜日)

協議

 

 

意見1:

 毎年参考にされると思うので、Gianpocketにあげるようにしてください。

対応1:

承知しました。

意見2:

各所誤字を修正してください。

対応2:

承知しました。

意見3:

今後の参考とするためにYouTubeの結果を記載してください。

対応3:

結果を記載しました。

意見4:

事業内容を過去形に書き換えてください。

対応4:

書き換えました。

 

 

●

第12回財政規則審査会議

 

●

開催日

2023年

11月

27日

(月曜日)

審査

 

意見1:

予算書内請求書のリンクが飛びません。

対応1:

データ名に日本語が入っていました。修正しました。

意見2:

監事会の日程を記載してください。

対応2:

日程を確認して記載しました。

 

 

●

第09回監事会

 

●

開催日

2023年

12月

01日

(金曜日)

審査

 

意見1:

決算書の記載方法に間違いがあります。

対応1:

間違いを訂正し、修正しました。

意見2:

動画の案内にて顧問への配布方法の記載がありません。

対応2:

顧問への手渡しにて配布した記述を追記しました。

意見3:

本文中の予算という文字を決算としてください。

対応3:

記載変更しました。

意見4:

動画の再生数が伸びない部分に所見を記載してください。

対応4:

内容記載しました。

 

 

●

第12回理事会

 

●

開催日

2023年

12月

05日

(火曜日)

審議

 

意見1:

 

対応1:

 

 

 

 

●議案上程スケジュール

 

 

事業計画 ･ 予算

 

事業報告 ･ 決算

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

第09回

常任理事会

2023年08月22日

協議

第12回

常任理事会

2023年11月21日

協議

第09回

財政規則審査会議

2023年08月28日

審査

第12回

財政規則

審査会議

2023年11月27日

審査

第09回

理事会

2023年09月05日

協議

第01回

監事会

2023年12月01日

審査

第10回

常任理事会

2023年09月20日

協議

●

第12回

理事会

2023年12月05日

審議

第10回

財政規則審査会議

2023年09月25日

審査

 

第10回

理事会

2023年10月03日

協議

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

※議案上程スケジュールは、年間事業フレームに沿って的確な時期に上程を行う