九州コンファレンス2023 in 熊本実施報告について

協議

●	ファイル名	：	302-04-F
●	事業名	：	九州コンファレンス2023 in 熊本参加推進
●	職務分掌	：	302-03
●	グループ名	：	革新グループ			●	：	会議体・委員会・局名	：	地域子育て連携委員会
●	担当副理事長・専務理事			：	浅野　龍昇	●	：	議長・委員長・局長名	：	田所　伸吾
●	担当常任理事			：	星山　剛	●	：	文書作成者役職・氏名	：	運営幹事　上村　光太郎
●	議案上程日			：	2023年09月15日	●	：	確認日	：	2023年09月15日

事業要項（報告）

1.目指す社会・組織の姿

九州地区協議会として最大の運動発信の場である九州コンファレンスに参加することで「九州連携」と「次世代の為に変化を起こす決意」を共有し、今後の持続可能なLOMおよび九州の発展に寄与する組織を目指しました。

2.実施に至る背景

九州地区協議会が発信する1年間の運動の成果と主管LOMが発信する地域の魅力を知る機会でした。地域課題や魅力を知るために積極的に参加し持続可能なLOMの発展に向けたビジョンを共有する必要がありました。

3.目的

九州地区協議会が発信する運動に多くのメンバーが参加し共有することで、LOMの地域課題や魅力発信を主体となって取り組むと共に、メンバー間の結束を図ることを目的としました。

4.連携した外部／内部

パートナー種別

公益社団法人日本青年会議所九州地区協議会　九州コンファレンス運営委員会

5.NEXT5

1.

誰も取り残されない地域の実現

1-6.

ニューノーマルへの適応

2.

労働生産性を向上させる地域の実現

2-2.

地域の魅力の発掘と発信

2-4.

DXの推進

3.

持続可能で安全な地域の実現

3-7.

防災ネットワークの強化

6.実施日と実施前後の

スケジュール（結果）

■実施日

2023年08月18日（金）〜20日（日）

■実施前後のスケジュール

いつ	どこで	なにを
05月		1次出欠・LOM手配ホテル希望取りまとめ
05月21日	例会	委員会登壇
06月上旬		LOM手配ホテル希望受付締切り、ホテル予約 LOMナイト会場選定
06月15日	例会	委員会登壇
06月	各委員会	委員会訪問
07月	各委員会	委員会訪問
07月	例会	委員会登壇
08月		最終出欠取りまとめ
08月18日〜20日		九州コンファレンス2023in熊本

7.実施場所（結果）

1．熊本城ホール　メインホール

〒860-0805　熊本県熊本市中央区桜町3番40号

2．熊本ホテルキャッスル

〒860-0846 熊本県熊本市中央区城東町4-2

3．花畑広場

〒860-0806　熊本県熊本市中央区花畑町7-10

4．加藤神社

〒860-0002 熊本県熊本市中央区本丸2-1

《参考資料》

各会場位置図及び各会場までの移動時間

8.事業内容　(結果報告)

■開催概要

2023年08月18日（金）〜20日（日）、九州コンファレンス2023ｉｎ熊本が開催されました。

《参考資料》	スローガン
《参考資料》	開催趣意書

■タイムスケジュール

1)　08月18日（金）　大会開催前日

時 間	事 業 ・ 担 当	会 場	対 象
14:00〜15:36 (13:30受付開始)	熊本城体験 （JCI熊本） 事業概要書	熊本城・城彩苑	九州地区内各LOMメンバー （目標100名）
16:00〜16:30 (15:30受付開始)	成功祈願祭 (九州コンファレンス 運営委員会）	加藤神社	九州地区協議会役員 主管LOM 副主管LOM理事長
18:00〜20:00 （17:30 受付開始）	ウェルカムレセプション (JCI熊本) 事業概要書	熊本ホテルキャッスル	九州地区協議会役員 九州地区内LOM理事長 JCI熊本メンバー

2)　08月19日(土)　 大会1日目

時 間	事 業 ・ 担 当	会 場	対 象
09:00〜09:20 (08:30受付開始)	開会セレモニー (九州コンファレンス 運営委員会)	熊本城ホール	九州地区協議会役員 主管LOM 九州地区内LOM理事長 出向メンバー 各地会員会議所メンバー （目標1200名）
10:00〜11:00	九州地区協議会　社会グループ DX教育フォーラム 『九州と宇宙に必要なもの』 (九州の魅力発信会議) 事業概要書	熊本城ホール	一般市民 各地会員会議所メンバー （目標総計600名）
13:00〜14:00	メインフォーラム 『発信せよ、世界に誇れる九州の魅力』 (九州の魅力発信会議) 事業概要書	熊本城ホール	一般市民 各地会員会議所メンバー （目標総計2000名）
15:00〜16:00	MOTTAINAIフォーラム (九州レジリエンス向上委員会) 事業概要書	熊本城ホール	一般市民 各地会員会議所メンバー （目標総計1000名）
11:00〜16:00	よかばいフェスティバル (JCI熊本) 事業概要書	花畑広場・花畑公園	一般市民 各地会員会議所メンバー （目標総計10000名）
17:30〜19:30	大懇親会 (JCI熊本) 事業概要書	花畑広場	各地会員会議所メンバー （目標1800名）

3)　08月20日(日)　 大会2日目

時 間	事 業 ・ 担 当	会 場	対 象
09:00〜09:50	AWARDS KYUSHU (九州レジリエンス向上委員会) 事業概要書	熊本城ホール	各地会員会議所メンバー （目標1000名）
10:00〜12:00	大会式典 (九州コンファレンス 運営委員会)   事業概要書	熊本城ホール	日本青年会議所　会頭 九州地区出身歴代会頭 九州地区出身歴代専務理事 九州地区協議会歴代会長 JCI熊本 歴代理事長 各地会員会議所メンバー （目標1500名）
12:30〜13:30	閉会セレモニー (九州コンファレンス 運営委員会)	熊本城ホール	九州地区協議会役員 主管LOM 出向メンバー 各地会員会議所メンバー （目標1500名）

《参考資料》	大会スケジュール
《参考資料》	各会場位置図及び各会場までの移動時間
《参考資料》	会場平面図
《参考資料》	駐車場マップ

■参加状況

1)　実績

	2023年度	2022年度	2021年度	2019年度	2018年度
	熊本大会	糸島大会	飯塚大会	大村大会	天草大会
正会員	159名	143名	132名	154名	148名
合計	36名	44名 （内Web 3名）	94名 （内Web 91名）	31名	41名
参加率	22.6 ％	30.7 ％	71.2 ％	20.1 ％	27.7 ％

今年度の参加者は36名、参加率は22.6%となりました。直近の大会で実地開催のみであった大村大会（2019年度）より参加率は向上しましたが、天草大会（2018年度）よりは参加率は低下しました。また、KPIであった参加率50%（80名）以上は達成できませんでした。

《参考資料》

九州コンファレンス出欠とりまとめ

2)　移動方法

今年度の開催地は熊本であるため、移動手段は自動車でした。

3)　宿泊施設

LOMホテルは8/18の希望者4名、8/19の希望者13名でした。

会場近くの　東横ＩＮＮ熊本桜町バスターミナル前（〒862-0012熊本県熊本市中央区紺屋今町1-24）を手配しました。

4)　LOMナイト

LOMナイトはJCI熊本メンバーのお店　Dining BROOK（ダイニングブルック）（〒860-0807熊本県熊本市中央区花畑町11−18 シャンセ品川 2F）を紹介していただき、開催しました。

当日キャンセルによる混乱等の対策のため、イベント管理・グループ運営サービス「Peatix」を用いて、事前決済システムを導入しました。

《参考資料》

Peatixとは

5)　参加推進

�@例会登壇による周知

�A委員会訪問

�B人財拡大委員会と連携し、新入会員への周知

�C同期などの横のつながりを辿っての周知

九州コンファレンスの魅力や渉外事業に皆で参加することの魅力について、可能な限り個々のメンバー全員に伝わるように直接お話しする機会を設け、1名でも多くの参加となるように参加推進を行いました。

JCフェスタの懇親会等、他の事業でメンバーが集まる際や、委員会訪問の機会を利用して、可能な限り個別に参加推進を行いましたが、KPIの達成には至りませんでした。

※旅のしおりについて

旅のしおり作成サービス「tabiori」を使用する予定でしたが、「tabiori」にて利用可能な機能がほぼLINEグループで代替可能であり、それであれば新たにアプリダウンロード・会員登録等が必要な「tabiori」ではなくメンバーが慣れ親しんだLINEグループを使用した方がよいと考え、「tabiori」は利用しませんでした。

また、九州コンファレンス運営委員会によって詳細なデジタルパンフレットが作成されたため、大会の情報や熊本のお店の情報についてはそちらを案内し、活用してもらいました。

《参考資料》	tabioriとは
《参考資料》	デジタルパンフレット

■卒業生アテンド

卒業生が委員会メンバーを中心に盛り上がり、良い思い出を作っていただけるよう、アテンドを実施しました。

�@卒業生取りまとめシートの作成

卒業生取りまとめシートを作成して情報を集約し、対応に抜け漏れのないようにしました。

《参考資料》

卒業生取りまとめシート

�Aアテンド担当の設置

卒業生の所属委員会よりアテンド者を設けました。

■実施組織体系

氏名	担当内容	役職
委員長	田所　伸吾	事業総括
副委員長	��山　桂	卒業生担当
〃	竹原　沙織	新入会員担当
運営幹事	上村　光太郎	参加者取りまとめ
委員	岩見　彰憲	事業総括補佐
〃	落合　勇輝	事業総括補佐
〃	坂本　圭佑	事業総括補佐
〃	関谷　祐作	現地案内係
〃	山口　俊樹	現地案内係

■事業目的に達した点：

・KPIを達成することはできませんでしたが、メンバーにフォーラムや大懇親会等の様々な事業に参加していただくことができ、九州地区協議会が発信するLOMの地域課題や魅力発信というテーマを知っていただくことができました。

■事業目的に達しなかった点：

・KPIとしていた参加率、参加者数を達成することはできませんでした。

9.成果目標

KPI

1）宮崎青年会議所メンバーの参加率50%（79名）以上

10.成果目標の検証結果

1）宮崎青年会議所メンバーの参加率50%（79名）以上

今年度の参加者は36名、参加率は22.6%となりました。直近の大会で実地開催のみであった大村大会（2019年度）より参加率は向上しましたが、天草大会（2018年度）よりは参加率は低下しました。また、KPIであった参加率50%（80名）以上は達成できませんでした。

《参考資料》

九州コンファレンス出欠とりまとめ

11.対象者及び参加員数(結果)

(対内)宮崎青年会議所メンバー：36名

(対外)なし

12.広報戦略

01

例会登壇による周知

02

委員会訪問

03

人財拡大委員会と連携し、新入会員への周知

04

同期などの横のつながりを辿っての周知

13.次年度への提言

《参考資料》　次年度への引継事項

【運動面】

�@　3大会ぶりに実地のみの開催となり、36名のメンバーに参加していただくことができました。直近の大会で実地開催のみであった大村大会（2019年度）より参加率は向上しましたが、KPIであった参加率50%（80名）以上は達成できませんでした。

�A　例会登壇のみならず、他の事業でメンバーが集まる際や委員会訪問の機会を利用して可能な限り個別に参加推進を行いましたが、KPIの達成には至りませんでした。新入会員は4名参加していただくことができましたが、参加のきっかけが2年目以降のメンバーに誘われてという人が多かったため、紹介者や仲の良い人を通じて参加推奨を行うことが重要だと感じました。

【運営面】

�@　取りまとめでは不参加となっていた人でも、個別に話をして参加推進をすると参加に変更してくれる場合が複数例ありました。

　取りまとめや例会登壇といった全体通知だけではなく、個別に参加推奨を行うことが重要です。

�A　担当委員会からの現地出席者が少なく、現地で手が回らない場面がありました。

　現地出席者を十分な人数確保すること、担当委員会のみで確保できない場合には他の委員会にも依頼を行うことが必要です。

�B　参加予定者については、事前に個別のスケジュール（入り・帰りのタイミング、現地での行動予定）を確認していたため、全体の動きが把握できました。

　各委員長を通じてでもいいので、参加予定者のスケジュールは可能な限り把握しておくべきです。

�C　のぼりを持っていくのを忘れてしまいました。

　他の渉外事業も参考に持ち物リストを作成し、忘れ物が無いように対策すべきです。

�D　旅のしおりを作成するのが遅れてしまい、大会詳細やLOMナイトの情報を全体にお知らせするのが遅くなってしまいました。

　しおりは後にアップデートする方式でもいいので、必要な情報は早期に全体に伝達すべきです。

�E　LOMナイトの余興については、従来アルコールをメインとした内容が多かったので、今回はアルコールを内容としないものを考えました。その結果、アルコールに頼らずとも盛り上がってもらうことができ、楽しかったとのお声も頂くことができました。

　アルコールばかりに頼らない余興を考えることも重要です。もっとも、皆積極的に楽しむ姿勢を持っているため、そこまで深刻に考えずとも大丈夫です。

�F　LOMナイトの参加費について、peatixを用いて事前徴収としたことで、当日のドタキャンによる金銭トラブルを防止することができました。一方で、領収書の発行方法についてなど、新しい方法を用いたことによる留意点もありました。

　今後も事前徴収は確実に実施すべきですが、利用方法等については十分に習熟しておくべきです。

14.前回の上程よりブラッシュアップした点

初上程

15.	決算総額 （事業決算総額）	\0- (\0-)
16.審議対象資料			17.参考資料
1)			1)	サマリー　年間事業フレーム
			2)	次年度への引継事項
			3)	事業計画書
			4)	スローガン
			5)	開催趣意書
			6)	事業概要書（熊本城体験）
			7)	事業概要書（ウェルカムレセプション）
			8)	事業概要書（DX事業フォーラム）
			9)	事業概要書（メインフォーラム）
			10)	事業概要書（MOTTAINAIフォーラム）
			11)	事業概要書（よかばいフェスティバル）
			12)	事業概要書（大懇親会）
			13)	事業概要書（AWARDS　KYUSHU　2023）
			14)	事業概要書（大会式典）
			15)	大会スケジュール
			16)	会場平面図
			17)	駐車場マップ
			18)	九州コンファレンス出欠とりまとめ
			19)	Peatixとは
			20)	tabioriとは
			21)	デジタルパンフレット
			22)	卒業生取りまとめシート

前回までの流れ（意見と対応）

●

第10回常任理事会

●

開催日

2023年

09月

20日

(水曜日)

協議

意見1:

対応1:

●

第10回財政規則審査会議

●

開催日

2023年

09月

25日

(月曜日)

審査

意見1:

対応1:

●

第10回監事会

●

開催日

2023年

09月

00日

(曜日)

審査

意見1:

対応1:

●

第10回理事会

●

開催日

2023年

10月

03日

(火曜日)

審議

意見1:

対応1:

●議案上程スケジュール

事業計画 ･ 予算					事業報告 ･ 決算
回数	諸会議名	開催日時	議事		回数	諸会議名	開催日時	議事
第5回	常任理事会	2023年04月20日	報告	●	第10回	常任理事会	2023年09月20日	協議
第5回	理事会	2023年05月08日	報告		第10回	財政規則審査会議	2023年09月25日	審査
第6回	常任理事会	2023年05月22日	協議1		第10回	監事会	2023年09月00日	審査
第6回	理事会	2023年06月06日	協議1		第10回	理事会	2023年10月03日	審議
第7回	常任理事会	2023年06月19日	協議2
第7回	財政規則審査会議	2023年06月26日	審査
第7回	理事会	2023年07月04日	協議2